Un frais de service obligatoire n'est pas un pourboire selon les règles de l'IRS et du Département du Travail. Les pourboires sont volontaires, choisis par le client, et imposés comme revenu des employés. Les frais de service sont fixés par le restaurant, appartiennent d'abord à l'entreprise, et sont imposés comme des salaires réguliers. Si vous voyez un 18 % ou 20 % ajoutés à votre facture, vous n'avez généralement pas besoin de donner un pourboire supplémentaire, bien qu'un peu d'argent supplémentaire pour un service exceptionnel soit toujours apprécié.
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TL;DR :
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- Un frais de service obligatoire de 18 % à 20 % est généralement considéré comme un frais de service, pas un pourboire, à moins que le client n'ait un véritable choix et fixe le montant volontairement. - Les restaurants doivent faire la distinction entre les pourboires, qui sont volontaires et appartiennent directement aux employés, et les frais de service, qui appartiennent à l'entreprise et sont imposés comme des salaires. - Selon les règles de l'IRS, un paiement est classé comme un pourboire uniquement s'il est effectué librement, à la discrétion du client, sans influence de l'employeur, et avec la possibilité de choisir le destinataire. - Les procédures de paie appropriées pour les frais de service incluent la séparation des comptes de revenus, le traitement des distributions comme des salaires, et l'offre d'options de point de vente pour des pourboires de zéro dollar afin d'éviter une mauvaise classification. - Les clients ne devraient généralement pas donner de pourboire en plus d'un frais de service obligatoire divulgué, mais un pourboire en espèces supplémentaire reste approprié pour un service exceptionnel ou des conditions de livraison.
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Table des matières
- Pourboire vs Frais de service : La différence fondamentale
- Le test en quatre facteurs de l'IRS et ce que cela vous coûte
- Comment les restaurants devraient enregistrer et distribuer l'argent
- Devez-vous donner un pourboire en plus d'un frais de service ?
- Choisir un modèle : Pourboires, frais de service, ou les deux
- Pourquoi la transparence l'emporte sur toute structure de frais
- Un moyen sans commission de garder les pourboires volontaires volontaires
- Sources
- FAQ
Pourboire vs Frais de service : La différence fondamentale
La ligne entre les deux se résume à une question : qui décide du montant, et le client a-t-il un véritable choix ? Un pourboire est de l'argent que le client donne volontairement, quel que soit le montant, à qui il choisit. Un frais de service est un montant que le restaurant intègre dans la facture, généralement sous forme de pourcentage fixe, que le client ne peut pas refuser.
Cette distinction influence tout le reste, de qui possède l'argent au moment où il atteint la caisse à la façon dont il apparaît sur le chèque de paie d'un travailleur. Voici un aperçu rapide :
- Qui fixe le montant : les clients fixent les montants des pourboires ; les restaurants fixent les pourcentages de frais de service, souvent entre 18 % et 20 %, parfois indiqués comme un "frais d'hospitalité" ou un "frais de cuisine."
- Est-ce optionnel : les pourboires sont toujours optionnels, même lorsqu'un pourcentage suggéré apparaît sur un reçu ou un écran de point de vente ; les frais de service ne sont pas optionnels une fois appliqués.
- À qui cela appartient en premier : les pourboires appartiennent à l'employé dès qu'ils sont donnés ; les frais de service appartiennent au restaurant, qui décide ensuite comment (ou si) les partager avec le personnel.
- Comment cela est imposé : les pourboires sont déclarés comme des revenus de pourboire pour les employés ; les frais de service sont considérés comme des revenus du restaurant et, lorsqu'ils sont distribués au personnel, comme des salaires réguliers soumis à des retenues standard.
- Où vous le verrez : la gratification automatique pour les groupes de six personnes ou plus, les frais de banquet et de traiteur, les "frais de service" des stations ou des lieux, et les frais de service des applications de livraison sont les exemples les plus courants dans le monde réel.
La commande numérique a encore compliqué les choses. Un message sur un terminal de point de vente qui demande 18 %, 20 % ou 25 % sans option zéro peut sembler être un frais obligatoire même s'il est légalement structuré comme un pourboire. Cette ambiguïté est précisément la raison pour laquelle l'IRS a élaboré un test formel.
Le test en quatre facteurs de l'IRS et ce que cela vous coûte
Le test en quatre facteurs de l'IRS est la norme légale réelle, et elle est plus stricte que ce que la plupart des propriétaires de restaurants supposent. Un paiement est considéré comme un pourboire uniquement si les quatre conditions sont remplies : le paiement est effectué libre de toute contrainte, le client décide du montant, le paiement n'est pas dicté par la politique de l'employeur, et le client a généralement le droit de décider qui le reçoit.
Si l'une de ces quatre conditions échoue, le paiement est légalement un frais de service, peu importe ce que le reçu en dit. Le restaurant a fixé le taux, le client n'a pas son mot à dire, et il n'y avait pas de choix significatif impliqué. Comparez cela à une ligne de pourboire suggérée à 20 % avec un espace vide pour que le client puisse écrire n'importe quel montant, y compris zéro. Cette structure passe.
Les conséquences sur la paie sont là où cela devient coûteux pour les opérateurs. Les pourboires déclarés par les employés permettent au restaurant de réclamer le crédit d'impôt FICA de la section 45B, qui compense la part de l'employeur des cotisations de sécurité sociale et de Medicare sur les revenus de pourboire au-dessus du seuil du salaire minimum. Les frais de service ne bénéficient d'aucun crédit de ce type. Lorsqu'un restaurant distribue les revenus des frais de service au personnel sous forme de salaires, le montant total est soumis à l'impôt sur la paie standard, et l'employeur supporte le coût FICA qu'un crédit de pourboire aurait couvert.
Les calculs des heures supplémentaires changent également. Les salaires des frais de service comptent dans le taux de rémunération régulier utilisé pour calculer les heures supplémentaires ; les revenus de pourboire traités correctement ne le font généralement pas. Et parce que la loi des États varie sur les règles concernant les employés rémunérés par pourboire et les crédits de pourboire, un restaurant opérant dans plusieurs États ne peut pas appliquer une seule politique de paie partout. Certains États n'autorisent pas du tout un crédit de pourboire, ce qui modifie les calculs pour passer à un modèle de frais de service.
Comment les restaurants devraient enregistrer et distribuer l'argent
Obtenir cela de manière incorrecte dans les livres est la raison pour laquelle les restaurants se retrouvent avec une reclassification surprise et des arriérés d'impôts à la fin de l'année. Quelques pratiques permettent de garder les choses en ordre.
- Postez les revenus de la charge de service dans son propre compte de grand livre général, séparé des paiements de pourboire, afin qu'un auditeur puisse voir la distinction d'un coup d'œil.
- Lorsque l'argent de la charge de service est distribué au personnel, passez-le par la paie en tant que salaires, avec une retenue complète, et non par un processus de retrait de pool de pourboires.
- Limitez les pools de pourboires aux employés qui reçoivent habituellement des pourboires ; les distributions de charges de service peuvent légalement inclure le personnel de cuisine et les managers de manière que le pool de pourboires ne peut souvent pas.
- Configurez le POS pour toujours permettre un montant de pourboire zéro ou personnalisé. Supprimer cette option est l'un des moyens les plus rapides de convertir accidentellement un pourboire volontaire en une charge de service selon le test à quatre facteurs, comme le précise les directives de l'IRS sur le reporting des pourboires.
- Réconciliez chaque semaine, pas chaque trimestre. Les charges mal classées s'accumulent rapidement, et un rattrapage trimestriel signifie souvent des dépôts de paie amendés. Un examen plus approfondi des règles de pooling de pourboires en vaut la peine avant de finaliser toute structure de pool.
Astuce Pro : *Si votre fournisseur de POS ne peut pas vous montrer un paramètre pour une véritable option de pourboire à zéro dollar, demandez à nouveau avant de signer. Ce simple interrupteur manquant peut transformer un système de pourboire conforme en une charge de service du jour au lendemain.*
Devez-vous donner un pourboire en plus d'une charge de service ?
Réponse courte : généralement non, mais lisez d'abord le reçu.
- Vérifiez la divulgation. Si le menu ou le reçu indique clairement une charge de service ou un pourboire obligatoire, la plupart des guides d'étiquette s'accordent à dire que vous n'êtes pas censé donner un pourboire supplémentaire.
- Surveillez le service exceptionnel. Un petit pourboire en espèces supplémentaire pour un serveur qui a largement dépassé les attentes est un joli geste, pas une obligation. Les conseils de pourboire standard pour les repas assis placent les pourboires de base entre 15 % et 20 % lorsque aucune charge de service ne s'applique.
- Demandez si vous n'êtes pas sûr de l'utilisation de l'argent. Certains "frais de service" financent l'assurance santé ou les salaires du personnel de cuisine ; d'autres vont directement dans les revenus généraux du restaurant. Une question rapide au manager clarifie cela rapidement.
- Ajustez en fonction des conditions de livraison. Mauvais temps, longues distances ou commandes importantes sont des raisons raisonnables de donner un pourboire au-dessus de la norme pour une commande de livraison, charge de service ou non.
- Restez cohérent plutôt que motivé par la culpabilité. Les rapports sur la "tipflation" croissante suggèrent que les clients font mieux de s'en tenir à une norme de pourboire personnelle alignée sur leur budget plutôt que de réagir à chaque incitation qu'un écran leur lance.
Choisir un modèle : Pourboires, Charges de service ou les deux
Les propriétaires qui pèsent cette décision devraient commencer par les règles du travail de leur État, et non par les menus de leurs concurrents. Les États qui permettent un crédit de pourboire rendent le pourboire volontaire moins coûteux à gérer d'un point de vue de la paie. Les États qui n'en permettent pas réduisent considérablement l'écart de coût entre les deux modèles, selon les directives de l'État du Département du Travail.
Trois modèles dominent actuellement l'industrie. Le pourboire volontaire direct conserve le crédit de pourboire FICA et donne aux clients un contrôle total, mais il crée des fluctuations de revenus pour le personnel et dépend fortement de la générosité des clients. Un frais de service obligatoire fixe, souvent dans une fourchette de pourcentage typique pour l'industrie, lisse les paiements et peut financer les salaires en cuisine de manière plus équitable, mais il renonce au crédit de pourboire et augmente l'exposition aux charges sociales. Un modèle hybride, un petit frais obligatoire plus une ligne de pourboire optionnelle, est celui sur lequel de nombreux opérateurs se posent : il finance l'équité de base tout en préservant le potentiel de gains pour le personnel en salle.
Quel que soit le modèle que vous choisissez, la divulgation sur le menu et à la caisse est plus importante que le pourcentage lui-même, selon les recherches de la National Restaurant Association sur les pratiques de transparence des opérateurs. Configurez le POS, codez correctement la paie et formez le personnel à expliquer la charge si un client le demande.
Pourquoi la transparence l'emporte sur toute structure de frais
La fatigue des pourboires est réelle, et l'augmentation des prix des menus n'a pas rendu les écrans de pourboire numériques moins ennuyeux pour les clients. Certains opérateurs adoptent des frais obligatoires pour de bonnes raisons : l'équité salariale dans la cuisine et en salle, et la prévisibilité des revenus pour le personnel qui vivait auparavant sur des fluctuations de pourboire imprévisibles. Mais aucune structure de frais ne gagne la confiance par elle-même.
Une divulgation claire et un peu d'empathie pour les deux côtés du comptoir font plus que n'importe quel choix de pourcentage.
*— ADMIN*
Un moyen sans commission de garder les pourboires volontaires volontaires
Il y a un autre aspect à connaître : même les restaurants qui adoptent un frais de service obligatoire souhaitent souvent un canal propre et séparé pour les clients qui souhaitent donner un pourboire directement à un serveur spécifique. Mélanger cela dans le même prompt POS que le frais de service risque de brouiller la ligne sur laquelle repose le test de l'IRS.
Une fonctionnalité de pourboire peut garder les deux complètement séparés en permettant aux membres du personnel de configurer un profil QR code et de collecter des pourboires volontaires directement sur leur propre compte, sans aucune commission prélevée par la plateforme. Les clients scannent, notent le travailleur, laissent un commentaire et choisissent n'importe quel montant, y compris rien du tout, ce qui garde cet argent proprement du côté "volontaire" de la ligne fiscale. Cela fonctionne que le restaurant lui-même utilise RESTOBOT ou non, donc un serveur peut commencer à collecter des pourboires numériques même dans un établissement qui n'a pas l'intention de changer son système POS. Découvrez comment fonctionne le pourboire par QR code et configurez un profil de personnel en quelques minutes sur RESTOBOT.
Sources
FAQ
Dois-je toujours donner un pourboire s'il y a un frais de service ?
Généralement pas en plus d'un frais de service obligatoire divulgué, bien qu'un petit pourboire supplémentaire pour un service exceptionnel soit toujours apprécié et jamais malvenu.
Un frais de service de 20 % est-il le même qu'un pourboire ?
Non. Un frais de 20 % fixé par le restaurant échoue au test à quatre facteurs de l'IRS car le client n'a pas le choix du montant, ce qui en fait un frais de service, pas un pourboire.
Un pourboire de 10 % est-il irrespectueux ?
Pas automatiquement. C'est en dessous de la norme typique de 15 % à 20 % pour la restauration à service complet, mais les montants des pourboires devraient refléter la qualité du service et le budget personnel, et non une règle sociale fixe.
Un service charge est-il la même chose qu'un pourboire ?
Non. Un service charge est obligatoire et appartient d'abord au restaurant ; un pourboire est volontaire et appartient à l'employé au moment où il est donné, selon les directives de l'IRS.