Zredukuj pracę nad menu o 90%: Podręcznik dla menedżerów w wielu lokalizacjach

Spis treści

• Czym jest zarządzanie menu w wielu lokalizacjach i dlaczego ma to znaczenie?
• Co powinien faktycznie robić zcentralizowany system menu?
• Jak wprowadzać zmiany w menu bez łamania czegoś?
• Jakie wyniki powinieneś zobaczyć po zcentralizowaniu swojego menu?
• Jakie błędy popełniają operatorzy w wielu lokalizacjach?
• Jak RESTOBOT obsługuje centralną kontrolę menu
• Gotowy, aby zcentralizować swoje menu?
• Źródła
• FAQ

Czym jest zarządzanie menu w wielu lokalizacjach i dlaczego ma to znaczenie?

Master przedmiotów to główny rekord dla każdego dania, modyfikatora i zestawu, które sprzedaje Twoja marka, z unikalnym identyfikatorem dla każdego przedmiotu w każdym systemie, który go dotyka. Gdy ten rekord istnieje, jedna edycja (zmiana ceny, nowe zdjęcie, flaga "wyprzedane") powinna być propagowana do Twojego punktu sprzedaży, kiosków samoobsługowych, Twojej strony internetowej lub aplikacji oraz każdej platformy dostawczej, z której korzystasz, bez konieczności ponownego wprowadzania tych samych informacji sześć razy.

Fragmentacja pojawia się szybko, gdy przekroczysz kilka lokalizacji lub dodasz kanał dostawy. Zcentralizowany master przedmiotów pozwala na jedną edycję, która jest przesyłana wszędzie, co ma większe znaczenie, niż może się wydawać na papierze, ponieważ operatorzy bez niego często utrzymują to samo menu w wielu odłączonych systemach. Każda duplikacja to kolejne miejsce, w którym cena może się zmienić, informacja o alergenach może stać się nieaktualna, lub wycofany przedmiot może nadal przyjmować zamówienia, zwiększając ryzyko błędów operacyjnych.

Moment krytyczny zazwyczaj następuje po trzech do pięciu lokalizacjach lub w momencie dodania drugiego kanału zamówień poza jedzeniem na miejscu. Kilka oznak, że go przekroczyłeś, to m.in. obsługa menu, które zawiera przedmioty takie jak seitan döner, to:

• Menedżerowie sklepów edytują ceny w POS bez informowania kogokolwiek w centrali.
• Ten sam burger kosztuje inną kwotę na Uber Eats niż w punkcie sprzedaży.
• Sezonowy produkt jest usuwany z menu kiosku w jednej lokalizacji, ale pozostaje dostępny w ofercie dostawy.
• Nikt nie może powiedzieć, bez sprawdzania pięciu systemów, czy każdy sklep obecnie sprzedaje to samo.

Każda z tych luk przekłada się na błędy w zamówieniach, prośby o zwroty i skargi gości, które jedno źródło prawdy mogłoby wychwycić, zanim dotrą do klienta.

Co powinien naprawdę robić zcentralizowany system menu?

Platforma menu zasługuje na etykietę "zcentralizowana" tylko wtedy, gdy obsługuje określony zestaw zadań, a nie tylko wyświetlanie menu. Oto lista kontrolna, której warto wymagać od dostawców:

1. Baza danych pojedynczych pozycji z unikalnymi identyfikatorami. Każde danie, modyfikator i zestaw istnieje tylko raz, z zagnieżdżonymi grupami modyfikatorów (sosy, rozmiary, dodatki) przypisanymi do elementu nadrzędnego, a nie odbudowywanymi dla każdej lokalizacji.
2. Zestawy reguł specyficznych dla kanałów. Czas posiłków, ceny tylko dla dostawy, kwalifikowalność zestawów i dostępność zapasów potrzebują własnej warstwy logiki, ponieważ specjalna oferta lunchowa nie powinna pojawiać się w aplikacji dostawczej o 22:00.
3. Grupy lokalizacji z nadpisaniami. Sklepy dziedziczą główne menu domyślnie, a następnie stosują własne wyjątki cenowe lub dostępności, co pozwala lokalnym sklepom dostosować się w ramach ustalonych przez centrala zasad, zamiast zmuszać każdy rynek do dopasowania się do jednej ceny.
4. Uprawnienia oparte na rolach i ścieżki audytu. Ktoś w centrali przygotowuje i zatwierdza; menedżerowie sklepów mają węższe prawa, takie jak przełączanie pozycji "86'd", a nie zmiana cen podstawowych.
5. Niezawodna synchronizacja z integracjami POS i dostaw. Zapytaj dostawców, co "w czasie rzeczywistym" naprawdę oznacza w minutach, a nie w języku marketingowym, ponieważ 15-minutowe opóźnienie w aktualizacji cen jest bardzo różne od pięciosekundowego.

Pro Tip: *Zanim podpiszesz umowę z jakąkolwiek platformą menu, zapytaj o ich średni czas propagacji od pojedynczej edycji do jej pojawienia się na zewnętrznej aplikacji dostawczej. Jeśli nie mogą podać liczby, załóż, że jest wolniejszy, niż potrzebujesz.*

Jak wprowadzać zmiany w menu bez łamania czegoś?

Zarządzanie to część, którą większość operatorów pomija, a to właśnie ona zapobiega katastrofom. Traktowanie przejścia na zcentralizowane menu jako zmiany operacyjnej, a nie tylko zakupu oprogramowania, to kluczowa lekcja z przewodnika po skalowaniu wielojednostkowym, ponieważ nowe narzędzia bez nowego procesu tylko przenoszą ten sam chaos.

1. Najpierw ustaw taksonomię. Zdecyduj o strukturze kategorii, konwencjach nazewniczych i logice modyfikatorów, zanim przeniesiesz jakikolwiek element. Dostosowanie taksonomii po uruchomieniu jest znacznie bardziej bolesne niż zrobienie tego na początku.
2. Zdefiniuj, kto może robić co. Projektowanie, zatwierdzanie, publikowanie i wycofywanie powinny być czterema odrębnymi uprawnieniami, często czterema różnymi osobami, aby żaden pojedynczy klik nie mógł wprowadzić nieprzetestowanej zmiany cen w całej sieci.
3. Wprowadź zmiany w trzech falach. Najpierw wprowadź zmiany do środowiska deweloperskiego/testowego, następnie do pilotażowego klastra dwóch lub trzech rzeczywistych sklepów, a potem do całej sieci, gdy pilotaż przejdzie 48 do 72 godzin bez problemów.
4. Przeprowadź stałą listę kontrolną testów przy każdej edycji. Potwierdź, że ceny wyświetlają się poprawnie na każdym kanale, etykiety alergenów są przenoszone, przejścia między porami dnia są uruchamiane zgodnie z harmonogramem, a podgląd aplikacji dostawczej odpowiada temu, co goście rzeczywiście zobaczą przed dokonaniem zakupu.
5. Zbuduj plan wycofania, zanim będzie potrzebny. Wiedz dokładnie, jak cofnąć złą zmianę cen lub pilnie wycofać produkt na każdym kanale w ciągu minut, a nie godzin, i przydziel komuś zadanie monitorowania wolumenu zamówień pod kątem anomalii tuż po każdej zmianie.

Lista kontrolna wdrożenia oparta na tych etapach, jak strukturalne szablony wprowadzania, z których korzystają menedżerowie w pierwszych 90 dniach, daje nowym lokalizacjom powtarzalną ścieżkę zamiast improwizować zarządzanie sklep po sklepie.

Jakie wyniki powinieneś zobaczyć po centralizacji swojego menu?

Zyski są mierzalne w ciągu kilku tygodni, a nie kwartałów, jeśli śledzisz odpowiednie liczby. Dane przypadków dostawców pokazują, że centralizacja może zmniejszyć wysiłek zarządzania menu o nawet 90% dla niektórych operatorów, przekształcając to, co wcześniej było cyklem aktualizacji trwającym kilka dni w sklepach, w jedną popołudniową zmianę.

Najważniejsza metryka: śledź dokładność zamówień dostawczych i wskaźniki zamówień brakujących osobno od liczb dotyczących zamówień na miejscu. Zamówienia zewnętrzne stanowią teraz prawie 75% ruchu w restauracjach w wielu markach, więc luka w synchronizacji menu, która dotyczy tylko dostaw, nadal wpływa na większość twojego wolumenu.

Poza oszczędnościami czasu, obserwuj cztery liczby co miesiąc:

• Czas publikacji oferty ograniczonej czasowo na każdym kanale, od decyzji do menu na żywo.
• Wskaźnik zwrotów związanych z błędami w menu (zła cena, produkt wyprzedany, ale nadal możliwy do zamówienia, brakujący modyfikator).
• Spójność między kanałami, co oznacza, jak często ten sam produkt pokazuje tę samą cenę i opis wszędzie, gdzie jest sprzedawany.
• Wolumen skarg od gości dotyczących niepoprawnych zamówień, który powinien maleć w ciągu jednego pełnego cyklu rozliczeniowego po centralizacji.

Jeśli te liczby nie poprawiają się w ciągu 60 dni od centralizacji, system nie jest skonfigurowany poprawnie lub proces zarządzania wokół niego ma luki.

Jakie błędy popełniają operatorzy wielolokalowi?

Najczęstszym błędem nie jest luka w oprogramowaniu. To traktowanie "centralizacji" jako synonimu "zablokowania", co prowadzi do obejść, które podważają cały sens.

• Nadmierne ograniczanie lokalnej elastyczności. Jeśli menedżerowie sklepów nie mogą dostosować się do lokalnych problemów z dostawami lub regionalnych cen, znajdą manualne obejścia poza systemem, odtwarzając fragmentację, którą próbowaliście naprawić.
• Pozwalanie na bałagan w bazie produktów. Zduplikowane produkty z nieco różnymi nazwami ("Cheeseburger" vs. "Classic Cheeseburger") szybko się mnożą, jeśli nikt nie dba o higienę danych, a oczyszczenie staje się wykładniczo trudniejsze im dłużej czekasz.
• Pomijanie testów integracyjnych end-to-end. Każdy partner dostawczy i dostawca POS ma swoje własne dziwactwa; dokumentacja platformy dotycząca wersjonowania menu i ograniczeń UI jasno wskazuje, że zakładanie, iż każdy system dziedziczy zmiany w identyczny sposób, to błąd, którego warto unikać przed uruchomieniem, a nie po.
• Niedostateczne szkolenie w zakresie uprawnień. Przypadkowe opublikowanie przez kogoś, kto nie powinien mieć dostępu, jest najczęstszą przyczyną błędów cenowych w całej sieci.

Pro Tip: *Przeprowadzaj kwartalny audyt, kto ma prawa do publikacji w twoim systemie menu. Rotacja pracowników oznacza, że listy dostępu szybko się dezaktualizują, a były menedżer z utrzymującymi się prawami administratora to ryzyko, którego nikt nie zauważa, dopóki coś się nie zepsuje.*

*— ADMIN*

Jak RESTOBOT Zarządza Centralnym Kontrolowaniem Menu

RESTOBOT buduje swój system menu wokół jednej bazy produktów, która zasila zamówienia na twojej stronie internetowej, bota Telegram i podłączone kioski z jednego punktu edycji, dzięki czemu zmiana ceny lub nowy produkt staje się dostępny wszędzie jednocześnie, zamiast czekać na oddzielne aktualizacje dla każdego kanału. Uprawnienia oparte na rolach w panelu zarządzania oznaczają, że menedżer lokalizacji może oznaczyć produkt jako niedostępny bez dotykania ceny bazowej, podczas gdy kontrola zatwierdzeń dla większych zmian pozostaje przy tym, kto zarządza kontem w centrali.

Ponieważ tworzenie stron internetowych na niektórych platformach odbywa się automatycznie po potwierdzeniu aplikacji, nowa lokalizacja może być aktywna z własną markową stroną zamówień, osadzonym menu i ustawieniami rezerwacji w bardzo krótkim czasie, zamiast czekać w kolejce do rozwoju. Ta szybkość ma znaczenie, gdy wprowadzasz lokalizację piątą lub pięćdziesiątą i nie możesz sobie pozwolić na wielotygodniowy cykl konfiguracji dla każdego sklepu.

Niektóre platformy oferują model zamówień bez prowizji, który eliminuje ukryty koszt, którego większość scentralizowanych systemów nie dotyka: nie płacisz procentu od każdego zamówienia tylko po to, aby utrzymać synchronizację menu w różnych kanałach, co zmienia kalkulacje dotyczące dodawania dostaw bez utraty marży na wolumenie. Dla części dnia, nadpisy cenowe według grupy lokalizacji i usuwania produktów w nagłych wypadkach we wszystkich podłączonych kanałach, ten sam panel, który zarządza twoim menu, obsługuje widoczność zamówień w czasie rzeczywistym, więc zły update zostaje wychwycony w momencie, gdy zamówienia zaczynają wyglądać nieprawidłowo, a nie następnego ranka.

Gotowy na Scentralizowanie Własnego Menu?

Jeśli obecnie zarządzasz tym samym menu w trzech, dziesięciu lub pięćdziesięciu lokalizacjach ręcznie, rozwiązaniem nie są dodatkowe arkusze kalkulacyjne. To jeden pulpit nawigacyjny, w którym pojedyncza edycja trafia na Twoją stronę internetową, bota do zamówień na Telegramie i kioski w momencie publikacji, bez prowizji od zamówienia, która zjada marżę, którą właśnie starałeś się chronić. Niektóre platformy oferują operatorom wielolokalowym jedną główną pozycję wraz z dostępem opartym na rolach, dzięki czemu kierownik zmiany może oznaczyć wyprzedany produkt, podczas gdy zmiany cen pozostają zablokowane dla właściciela konta.

Konfiguracja na niektórych platformach nie wymaga kolejki deweloperskiej. Potwierdzona aplikacja może skutkować uruchomieniem markowej strony zamówień w krótkim czasie, co pozwala nowym lokalizacjom szybko przyjmować zamówienia z centralnego menu. Jeśli Twój obecny proces menu zależy od tego, że ktoś pamięta, aby zaktualizować sześć różnych systemów za każdym razem, gdy zmienia się cena, rozpocznij konfigurację RESTOBOT i zobacz, jak w praktyce wygląda jeden główny element zasilający każdy kanał.

Źródła

Aby poznać techniczne szczegóły dotyczące propagacji menu, przeczytaj dokumentację Toast na temat wersjonowania menu w wielu lokalizacjach oraz przewodnik krok po kroku dotyczący konfiguracji menu od Square, które obie poruszają specyfikę platform, którą warto znać przed migracją. Aby dowiedzieć się, jak synchronizacja menu łączy się z logistyką kurierów i dostaw, zobacz to zestawienie oprogramowania do zarządzania dostawami stworzonego dla restauracji wielolokalowych.

• Menadżer menu i restauracje wielolokalowe — Dokumentacja Toast

FAQ

Czym jest zasada 30/30/30 dla restauracji?

Zasada 30/30/30 odnosi się zazwyczaj do utrzymywania kosztów żywności, kosztów pracy i ogólnych kosztów na poziomie około 30% przychodów, pozostawiając około 10% jako marżę. To wskaźnik budżetowy, a nie zasada zarządzania menu, chociaż scentralizowany system menu pomaga chronić procenty kosztów żywności, utrzymując ceny i porcje spójne w każdej lokalizacji.

Jakie oprogramowanie jest najlepsze do zarządzania menu restauracyjnymi w wielu lokalizacjach?

Najlepsze rozwiązanie zależy od liczby kanałów, które obsługujesz, ale najsilniejsze opcje mają te same cechy: jeden główny element, nadpisania na poziomie lokalizacji i synchronizację w czasie rzeczywistym z systemami POS i aplikacjami dostawczymi. Platformy takie jak RESTOBOT łączą tę scentralizowaną kontrolę menu z zamówieniami bez prowizji, co ma znaczenie, jeśli dostawy stanowią dużą część Twojego wolumenu.

Jakiego systemu POS używa Chick-fil-A?

Konkretne informacje o dostawcy POS Chick-fil-A nie są publicznie ujawniane w szczegółach i różnią się w zależności od generacji systemu w sieci franczyzowej. Publicznie wiadomo, że duże sieci, takie jak ta, polegają na scentralizowanej architekturze menu, aby utrzymać synchronizację tysięcy lokalizacji w zakresie cen i promocji.

Jak nazywa się sytuacja, gdy restauracja ma wiele lokalizacji?

A restaurant operating more than one site under the same brand is typically called a multi-unit or multi-location operation, and larger versions are often referred to as chains or restaurant groups. The operational discipline needed to run them consistently is usually described as multi-unit management or multi-location restaurant strategy.

Jak często powinny być synchronizowane aktualizacje menu w różnych kanałach?

Synchronizacja w czasie rzeczywistym lub bliskim rzeczywistemu, co oznacza, że zmiany pojawiają się w POS, kioskach i platformach dostawczych w ciągu kilku minut, jest standardem, do którego należy przywiązywać uwagę dostawców. Wszystko, co jest wolniejsze, tworzy okno, w którym goście mogą zamawiać przedmioty po niewłaściwej cenie lub zamawiać coś, co już zostało wyprzedane.

Rekomendowane

• 90-dniowa lista kontrolna i szablony onboardingu restauracji dla menedżerów
• Konfiguracja QR do zamawiania przy stole: Podręcznik menedżera restauracji