Vous pouvez exporter des données de la plupart des systèmes de commande en ligne sous forme de fichier CSV ou Excel, filtré par date et statut de commande. Les meilleurs d'entre eux l'envoient également automatiquement à d'autres outils. Ce qui distingue une exportation utile d'une exportation frustrante, c'est le détail : quels champs sont inclus, comment les commandes multi-articles sont disposées, si les totaux concordent avec vos enregistrements de paiement, et qui peut télécharger le fichier. Ce guide couvre tout cela, afin que vous puissiez tester n'importe quel système (y compris le nôtre) avant que votre restaurant n'en dépende.
TL;DR
- Recherchez des filtres par plage de dates et statut de commande, choix de colonnes, et au moins une sortie CSV ou Excel. JSON ou XML est utile si vous prévoyez de connecter d'autres logiciels.
- Attendez-vous à ce que les commandes multi-articles s'étendent sur plusieurs lignes. Sachez quelles colonnes se répètent et lesquelles sont laissées vides avant de construire un tableau sur le dessus.
- Un fichier qui s'ouvre n'est pas la preuve qu'il est complet. Vérifiez le nombre de lignes et les totaux d'argent par rapport à votre fournisseur de paiement.
- Les exportations de détails clients sont des données personnelles. Limitez qui peut les télécharger et où les fichiers se retrouvent.
- Les places de marché prennent 30 % de la valeur nette de la commande plus la TVA. Avec des commandes directes, vous conservez cette marge et la relation client, et les données vous appartiennent pour analyse.
Table des matières
- Comment exporter des données de commande d'un système de commande de restaurant
- Ce qu'une exportation peut inclure
- Quels formats valent la peine d'être utilisés
- Maintenir les données exportées utilisables
- Automatiser les exportations et connecter d'autres outils
- Gestion des données et sécurité lors de l'exportation
- Que demander avant de choisir un système
- Pourquoi la commande directe rend vos données dignes d'être exportées
- Commencer avec RESTOBOT
- FAQ
- Sources
Comment exporter des données de commande d'un système de commande de restaurant
Les étapes sont similaires sur les plateformes, que ce soit un plugin de boutique, un tableau de bord de marché ou une plateforme de restaurant :
- Ouvrez la zone des commandes de votre admin ou tableau de bord.
- Définissez la portée. Choisissez une plage de dates et, si proposé, un statut de commande tel que complété, annulé ou remboursé. La documentation de WordPress.org pour un plugin d'exportation WooCommerce populaire met en avant le filtrage des exportations par statut et plage de dates comme une capacité essentielle.
- Choisissez les champs et l'ordre des colonnes. Le même plugin vous permet de faire glisser et déposer des colonnes dans le formulaire d'exportation, ce qui évite de reformater plus tard.
- Choisissez un format (CSV, XLS, etc.) et lancez l'exportation.
- Téléchargez et vérifiez-le par rapport à un jour de trading connu avant de lui faire confiance.
Certains systèmes exportent tout dans la vue actuelle, d'autres vous demandent de sélectionner d'abord les commandes. Si la seule option est "exporter tout", vous passerez votre temps à filtrer dans un tableau. Pour un restaurant avec quelques centaines de commandes par semaine, cela devient vite ennuyeux.
Commencez par un petit test
Avant d'exporter une année d'historique, exportez un jour chargé. Comptez les commandes dans le tableau de bord, comptez les lignes (en tenant compte des commandes multi-articles, couvertes ci-dessous), et additionnez les totaux. Si un vendredi ne concorde pas, une exportation complète ne le fera pas non plus.
Ce qu'une exportation peut inclure
La liste des champs varie énormément selon le système. À l'extrémité généreuse, le centre d'aide de Storeep répertorie des champs clients tels que date de naissance, sexe, appareil, navigateur, adresse IP et pays de connexion parmi ceux disponibles pour l'exportation. Un restaurant n'a pas besoin de tout cela, mais la gamme montre ce qu'un système flexible peut offrir.
Pour un restaurant, les champs qui justifient leur existence sont généralement :
| Groupe de champs | Exemples | Pourquoi c'est important |
|---|---|---|
| Bases de commande | Numéro de commande, date et heure, statut, canal (site web, bot Telegram) | Identifier les heures de pointe et quel canal génère des commandes répétées |
| Articles | Nom du plat, quantité, modificateurs, prix par ligne | Ingénierie de menu et analyse des coûts alimentaires |
| Argent | Sous-total, remises, frais de livraison, méthode de paiement, total | Rapprochement avec votre fournisseur de paiement |
| Exécution | Livraison ou collecte, coursier, zone d'adresse, heure demandée | Performance de livraison et planification de zone |
| Client | Nom, email, téléphone, nombre de commandes, consentement marketing | Campagnes de fidélité et analyse des commandes répétées |
La colonne de consentement mérite une attention particulière. Si vous prévoyez d'envoyer des emails ou des messages aux clients à partir d'une exportation, vous devez savoir qui a accepté de recevoir de vos nouvelles. Demandez si le système l'enregistre et si cela apparaît dans le fichier.
Quels formats valent la peine d'être utilisés
CSV et Excel couvrent la plupart des besoins quotidiens : les comptables, les gestionnaires et quiconque utilisant un tableur peuvent les utiliser. Pour connecter d'autres logiciels, des formats plus riches sont importants. AlgolPlus documente que son outil d'exportation WooCommerce prend en charge CSV, XLS, XML, JSON, TSV, HTML et PDF, et note que JSON et XML sont particulièrement précieux pour alimenter les systèmes CRM et les partenaires tiers.
Une règle pratique :
- CSV ou XLS pour les personnes : rapports, comptables, analyses ad hoc.
- JSON ou XML pour les logiciels : CRM, systèmes de cuisine, entrepôts de données.
- PDF pour les documents que vous souhaitez lire mais pas modifier, comme un résumé de période.
Si votre restaurant évolue vers une configuration personnalisée, disons une couche de reporting ou un CRM qui tire des données de plusieurs systèmes, il est utile de comprendre comment l'intégration e-commerce et CRM est généralement construite autour de formats de fichiers structurés et d'APIs. C'est à ce moment-là qu'une exportation ponctuelle se transforme en un flux de données permanent.
Garder les données exportées utilisables
Le fichier s'ouvre, les chiffres semblent plausibles, et trois semaines plus tard, le rapport mensuel est incorrect. C'est l'échec le plus courant, et c'est généralement un problème de structure plutôt qu'un bug.
Les commandes multi-articles s'étendent sur plusieurs lignes
Une commande avec un burger, des frites et une boisson a trois lignes. Le centre d'aide de Shopify explique que dans son CSV de commande, les lignes supplémentaires apparaissent sur des lignes séparées, avec les champs de commande parent souvent laissés vides sur ces lignes supplémentaires pour montrer qu'ils appartiennent à la même commande. D'autres systèmes répètent les totaux de commande sur chaque ligne à la place.
La conséquence est pratique. Si les totaux de commande se répètent sur chaque ligne et que vous additionnez la colonne, vous comptabiliserez les revenus deux ou trois fois. S'ils sont vides sur des lignes supplémentaires, le filtrage par client ou date peut faire disparaître des éléments. Avant de créer un tableau croisé dynamique, découvrez quel modèle votre système utilise.
Documentez ce que signifie chaque colonne
Le fournisseur de POS 86 the POS, dans un guide rédigé pour les opérateurs quittant un système de point de vente, recommande d'enregistrer les significations, types, fuseaux horaires, unités, relations, fenêtres d'historique et omissions de chaque champ d'exportation, puis de vérifier les comptes de lignes et les totaux de contrôle financier par rapport à la source. Il souligne également qu'un CSV qui s'ouvre n'est pas nécessairement complet ou correctement interprété.
Un dictionnaire de données d'une page suffit. Pour chaque colonne, notez :
- Ce qu'elle contient (le "total" est-il avant ou après la remise ? Inclut-il la TVA ?)
- Le format (style de date, séparateur décimal, devise)
- Le fuseau horaire. Une commande passée à 00h30 peut tomber le mauvais jour si les horodatages sont en UTC et que vous opérez en heure britannique.
- Ce qui manque, comme les commandes annulées, les commandes test ou les remboursements enregistrés ailleurs.
Réconciliez avant de vous y fier
Choisissez une semaine. Comparez le nombre de commandes et le total brut dans l'exportation avec l'état de votre fournisseur de paiement. Les différences doivent être explicables : remboursements, paiements échoués, pourboires, frais de livraison. Si vous ne pouvez pas les expliquer, corrigez d'abord les paramètres d'exportation.
Automatisation des exportations et connexion d'autres outils
Les téléchargements manuels fonctionnent pour les revues mensuelles. Pour tout ce qui est quotidien, automatisez. La documentation de WooCommerce décrit des exportations qui peuvent être envoyées automatiquement à des serveurs distants via FTP, HTTP POST ou email, ce qui permet aux commandes d'atteindre les services de fulfillment sans que personne ne touche un fichier.
Pour un restaurant, les cas d'utilisation équivalents sont :
- Comptabilité : un fichier de ventes quotidien ou hebdomadaire programmé pour votre comptable.
- CRM et fidélité : l'historique des clients et des commandes transmis à l'outil que vous utilisez pour les campagnes.
- Cuisine et livraison : les données de commande transmises aux plateformes de coursiers ou aux systèmes de POS. Nos guides sur les intégrations de POS pour restaurants et l'intégration de livraison tierce expliquent comment ces connexions fonctionnent.
- Reporting : un seul endroit où les commandes web, Telegram et téléphoniques se côtoient. Un tableau de bord de commande de restaurant le fait en direct, vous n'exportez donc que lorsque vous devez approfondir.
Lorsque vous comparez des systèmes, demandez si l'automatisation est intégrée, nécessite un module complémentaire payant ou nécessite un développeur. Une exportation programmée que vous pouvez configurer vous-même est préférable à une plus puissante qui nécessite un projet.
Gestion des données et sécurité lors de l'exportation
Au moment où vous exportez les détails des clients, vous détenez une copie de données personnelles en dehors des protections du système. Au Royaume-Uni, les conseils de l'ICO stipulent que le principe de sécurité du RGPD britannique exige des mesures techniques et organisationnelles appropriées, et il fait référence à des mesures telles que le chiffrement et la pseudonymisation lorsque cela est approprié, ainsi qu'à la capacité de restaurer l'accès après un incident. Considérez cela comme la norme à atteindre, et demandez à votre propre conseiller ce qui s'applique à votre entreprise.
Des habitudes pratiques qui en découlent :
- Exportez uniquement ce dont vous avez besoin. Si un rapport nécessite des noms de plats et des totaux, laissez de côté les numéros de téléphone et les adresses.
- Restreignez qui peut exporter. Demandez si le système a des rôles d'utilisateur, afin qu'un superviseur de service puisse voir les commandes sans télécharger la liste des clients.
- Gardez les fichiers hors des endroits partagés. Les exports dans les pièces jointes d'email, les disques partagés ou les ordinateurs portables personnels sont la fuite habituelle.
- Supprimez ce dont vous n'avez plus besoin. Un fichier d'un projet terminé est une responsabilité, pas un atout.
- Vérifiez où va un export automatisé. FTP, email et webhooks ont chacun des risques différents. Préférez le transfert crypté et les destinataires nommés.
Si vous choisissez une plateforme, demandez directement au fournisseur comment elle stocke les données de commande, qui dans votre restaurant peut les exporter, et ce qui arrive à vos données si vous partez.
Quoi demander avant de choisir un système
Utilisez cette liste de contrôle lors d'une démo ou d'un essai :
| Question | À quoi ressemble une bonne réponse |
|---|---|
| Puis-je filtrer par date et statut ? | Oui, dans l'écran d'exportation lui-même |
| Puis-je choisir et réorganiser les colonnes ? | Oui, et le choix peut être enregistré |
| Quels formats sont proposés ? | CSV ou Excel au minimum, JSON ou XML pour les intégrations |
| Comment les commandes multi-articles sont-elles présentées ? | Clairement documenté, avec un ID de commande sur chaque ligne |
| Les exports peuvent-ils être programmés ? | Oui, vers un email ou un outil connecté |
| Qui peut exporter les données clients ? | Permissions basées sur les rôles |
| Possède-je mes données si je pars ? | Un export complet des commandes et des clients sur demande |
La dernière ligne est la plus importante lorsque vous changez. Notre liste de contrôle pour la migration de commande en ligne vous guide à travers le transfert des commandes, des menus et des clients sans perdre de service.
Pourquoi la commande directe rend vos données dignes d'être exportées
Les commandes passées via un marché se trouvent dans le système de quelqu'un d'autre. Vous voyez ce qu'ils choisissent de montrer, et le client appartient à la plateforme. Ils facturent également 30 % de la valeur nette de la commande plus la TVA, ce qui représente presque 40 % au total. Sur un canal direct, la commande, le client et la marge vous appartiennent.
C'est là que les exports rapportent. Une fois que les commandes passent par votre propre site web et le bot Telegram, vous pouvez voir quels plats entraînent des visites répétées, quelles zones de livraison valent la peine d'être servies, et quels clients se sont tus. Notre guide sur la commande de restaurant multi-sites montre comment cette comparaison fonctionne entre les établissements, et le logiciel de gestion de livraison couvre le côté des coursiers.
Notre perspective
Nous avons construit RESTOBOT sur une croyance simple : un restaurant doit posséder ses commandes, ses clients et les chiffres qui en découlent. C'est pourquoi nous facturons un abonnement mensuel et rien sur les commandes : 0 % de commission, contre 30 % net plus TVA que prennent les places de marché.
Les données que vous ne pouvez pas utiliser ne sont pas un atout. Donc, lorsque vous évaluez un système de commande, y compris le nôtre, regardez au-delà de la liste des fonctionnalités et testez les bases : une vraie journée de commandes, réconciliée avec votre relevé de paiement. Notre tableau de bord est conçu pour vous donner un contrôle en temps réel des commandes et des réservations, avec des analyses en prime, afin que vous voyiez ce qui se passe pendant le service plutôt qu'une semaine plus tard dans un tableur.
L'autre moitié est la vitesse. Un système qui prend des mois à mettre en place retarde le moment où vos propres données commencent à s'accumuler. C'est pourquoi nous visons une création de site instantanée et un lancement en une journée : plus les commandes directes affluent tôt, plus vous avez un enregistrement de vos propres clients dont apprendre.
*l'auteur*
Commencer avec RESTOBOT
RESTOBOT regroupe votre site web, menu intégré, commandes en ligne via votre site et bot Telegram, réservations, coordination de livraison, cartes de fidélité numériques et avis sur une seule plateforme, avec un tableau de bord de gestion et des analyses. Le plan MENU commence à partir de 69 € par mois (59 € par an), et le plan FULL à partir de 119 € par mois (99 € par an). Consultez les plans MENU et FULL pour voir ce que chacun inclut. Le personnel peut également collecter des pourboires des clients via des pourboires en ligne, disponibles sur tous les plans, et un travailleur peut s'inscrire seul même si l'établissement n'est pas un client.
Si vous souhaitez voir comment les commandes sont organisées avant de vous engager, commencez par notre guide du tableau de bord des commandes et testez avec votre propre menu.
FAQ
Quel est le meilleur format pour exporter les commandes de restaurant ?
CSV ou Excel convient à la plupart des restaurants, car les comptables et les gestionnaires peuvent les ouvrir sans outils spéciaux. Si vous prévoyez d'alimenter un CRM ou un autre système, JSON ou XML est plus fiable pour les données structurées. Choisissez un système qui offre les deux.
Pourquoi mes commandes exportées ont-elles plus de lignes que de commandes ?
Chaque article d'une commande obtient généralement sa propre ligne, donc une commande de trois articles prend trois lignes. Certains systèmes laissent les champs de commande parent vides sur les lignes supplémentaires, d'autres les répètent. Vérifiez ce qui s'applique avant de totaliser une colonne.
Puis-je automatiser les exportations de commandes ?
Souvent oui. Certains systèmes envoient des fichiers par e-mail, FTP ou HTTP selon un calendrier, et d'autres se connectent directement aux outils de comptabilité ou de CRM. Demandez si la planification est incluse dans votre plan ou nécessite un complément payant.
Les données clients exportées sont-elles sûres à partager ?
Il s'agit de données personnelles, donc partagez-les le moins possible. Exportez uniquement les colonnes dont vous avez besoin, limitez qui peut les télécharger et supprimez les fichiers que vous n'utilisez plus. Pour les règles qui s'appliquent à votre entreprise, parlez à votre propre conseiller en protection des données.
Les taxes sur les pourboires affectent-elles ce que j'exporte ?
Les taxes sur les pourboires sont de la responsabilité propre du travailleur, et nous ne donnons pas de conseils à ce sujet.
- Exporter des commandes pour WooCommerce, WordPress.org
- Exporter des commandes vers une feuille de calcul Excel, Centre d'aide Storeep
- Aperçu de l'exportation avancée de commandes pour WooCommerce, AlgolPlus
- Exportation des commandes, Centre d'aide Shopify
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