Eksport danych z systemu zamówień: Co sprawdzić

TL;DR

• Szukaj filtrów według zakresu dat i statusu zamówienia, wyboru kolumn oraz przynajmniej wyjścia w formacie CSV lub Excel. JSON lub XML są pomocne, jeśli planujesz połączyć inne oprogramowanie.
• Spodziewaj się, że zamówienia wielopunktowe zajmą kilka wierszy. Wiedz, które kolumny się powtarzają, a które są puste, zanim zbudujesz arkusz kalkulacyjny.
• Plik, który się otwiera, nie jest dowodem na to, że jest kompletny. Sprawdź liczbę wierszy i sumy pieniędzy w porównaniu do swojego dostawcy płatności.
• Eksporty danych klientów to dane osobowe. Ogranicz, kto może je pobrać i gdzie pliki się znajdują.
• Rynki pobierają 30% wartości zamówienia netto plus VAT. W przypadku zamówień bezpośrednich zachowujesz tę marżę i relację z klientem, a dane są Twoje do analizy.

Spis treści

• Jak eksportować dane zamówień z systemu zamawiania w restauracji
• Co może zawierać eksport
• Które formaty są warte posiadania
• Utrzymywanie użyteczności eksportowanych danych
• Automatyzacja eksportów i łączenie innych narzędzi
• Zarządzanie danymi i bezpieczeństwo podczas eksportu
• Co zapytać przed wyborem systemu
• Dlaczego zamówienia bezpośrednie sprawiają, że Twoje dane są warte eksportu
• Jak zacząć z RESTOBOT
• FAQ
• Źródła

Jak eksportować dane zamówień z systemu zamawiania w restauracji

Kroki są podobne w różnych platformach, niezależnie od tego, czy jest to wtyczka do sklepu, pulpit nawigacyjny rynku czy platforma restauracyjna:

1. Otwórz obszar zamówień w swoim panelu administracyjnym lub na pulpicie.
2. Ustaw zakres. Wybierz zakres dat i, jeśli jest to oferowane, status zamówienia, taki jak zrealizowane, anulowane lub zwrócone. Dokumentacja WordPress.org dla popularnej wtyczki do eksportu zamówień WooCommerce podkreśla filtrowanie eksportów według statusu i zakresu dat jako podstawową funkcjonalność.
3. Wybierz pola i kolejność kolumn. Ta sama wtyczka pozwala przeciągać i upuszczać kolumny w formularzu eksportu, co oszczędza czas na późniejsze formatowanie.
4. Wybierz format (CSV, XLS itd.) i uruchom eksport.
5. Pobierz i sprawdź go w porównaniu do znanego dnia handlowego, zanim mu zaufasz.

Niektóre systemy eksportują wszystko w bieżącym widoku, inne proszą o wcześniejsze wybranie zamówień. Jeśli jedyną opcją jest "eksportuj wszystko", spędzisz czas na filtrowaniu w arkuszu kalkulacyjnym. Dla restauracji z kilkuset zamówieniami tygodniowo, to szybko staje się nużące.

Zacznij od małego testu

Zanim wyeksportujesz rok historii, wyeksportuj jeden pracowity dzień. Policz zamówienia na pulpicie, policz wiersze (uwzględniając zamówienia wielopunktowe, omówione poniżej) i zsumuj sumy. Jeśli jedno piątkowe zamówienie się nie zgadza, pełny eksport również się nie zgodzi.

Co może zawierać eksport

Lista pól różni się znacznie w zależności od systemu. Na hojnym końcu, centrum pomocy Storeep wymienia pola klientów takie jak data urodzenia, płeć, urządzenie, przeglądarka, adres IP i kraj połączenia wśród dostępnych do eksportu. Restauracja nie potrzebuje tego wszystkiego, ale zakres pokazuje, co elastyczny system może zaoferować.

Dla restauracji pola, które przynoszą korzyści, to zazwyczaj:

Kolumna zgody zasługuje na uwagę. Jeśli planujesz wysyłać e-maile lub wiadomości do klientów z eksportu, musisz wiedzieć, kto zgodził się na kontakt z tobą. Zapytaj, czy system to rejestruje i czy pojawia się w pliku.

Jakie formaty warto mieć

CSV i Excel pokrywają większość codziennych potrzeb: księgowi, menedżerowie i każdy, kto korzysta z arkusza kalkulacyjnego, mogą z nich korzystać. Dla łączenia z innym oprogramowaniem ważniejsze są bogatsze formaty. AlgolPlus dokumentuje, że jego narzędzie do eksportu WooCommerce obsługuje CSV, XLS, XML, JSON, TSV, HTML i PDF, i zauważa, że JSON i XML są szczególnie cenne do zasilania systemów CRM i partnerów zewnętrznych.

Praktyczna zasada:

• CSV lub XLS dla ludzi: raporty, księgowi, analiza ad hoc.
• JSON lub XML dla oprogramowania: CRM, systemy kuchenne, hurtownie danych.
• PDF dla dokumentów, które chcesz przeczytać, ale nie edytować, takich jak podsumowanie okresowe.

Jeśli twoja restauracja rozwija się w kierunku niestandardowej konfiguracji, na przykład warstwy raportowania lub CRM, które pobiera dane z kilku systemów, warto zrozumieć, jak integracja ecommerce i CRM jest zazwyczaj budowana wokół strukturalnych formatów plików i API. To jest moment, w którym jednorazowy eksport przekształca się w stały strumień danych.

Utrzymanie użyteczności eksportowanych danych

Plik się otwiera, liczby wyglądają wiarygodnie, a trzy tygodnie później miesięczny raport jest błędny. To najczęstsza awaria, która zazwyczaj jest problemem strukturalnym, a nie błędem.

Zamówienia wielopunktowe zajmują kilka wierszy

Zamówienie z burgerem, frytkami i napojem ma trzy linie. Centrum pomocy Shopify wyjaśnia, że w swoim pliku CSV zamówienia, dodatkowe pozycje pojawiają się w oddzielnych wierszach, a pola zamówienia głównego często pozostają puste w tych dodatkowych wierszach, aby pokazać, że należą do tego samego zamówienia. Inne systemy powtarzają sumy zamówienia w każdym wierszu.

Konsekwencja jest praktyczna. Jeśli sumy zamówień powtarzają się w każdej linii i zsumujesz kolumnę, policzysz przychody dwa lub trzy razy. Jeśli są puste w dodatkowych wierszach, filtrowanie według klienta lub daty może spowodować utratę pozycji. Zanim zbudujesz tabelę przestawną, dowiedz się, jaki wzór używa twój system.

Udokumentuj, co oznacza każda kolumna

Dostawca POS 86 the POS, w przewodniku napisanym dla operatorów opuszczających system punktu sprzedaży, zaleca zapisanie znaczeń pól każdego eksportu, typów, strefy czasowej, jednostek, relacji, okna historii i pominięć, a następnie sprawdzenie liczby wierszy i całkowitych kontrolnych kwot finansowych w porównaniu do źródła. Zwraca również uwagę, że CSV, które się otwiera, niekoniecznie jest kompletne lub poprawnie interpretowane.

Jedna strona słownika danych wystarczy. Dla każdej kolumny zapisz:

• Co zawiera (czy "całkowita" jest przed czy po rabacie? Czy zawiera VAT?)
• Format (styl daty, separator dziesiętny, waluta)
• Strefa czasowa. Zamówienie złożone o 00:30 może trafić na zły dzień, jeśli znaczniki czasowe są w UTC, a ty handlujesz w czasie brytyjskim.
• Co jest brakujące, takie jak anulowane zamówienia, zamówienia testowe lub zwroty rejestrowane gdzie indziej.

Uzgodnij, zanim na tym polegniesz

Wybierz tydzień. Porównaj liczbę zamówień i całkowitą kwotę brutto w eksporcie z wyciągiem od swojego dostawcy płatności. Różnice powinny być wyjaśnione: zwroty, nieudane płatności, napiwki, opłaty za dostawę. Jeśli nie możesz ich wyjaśnić, najpierw popraw ustawienia eksportu.

Automatyzacja eksportów i łączenie z innymi narzędziami

Ręczne pobieranie działa w przypadku miesięcznych przeglądów. W przypadku codziennych działań, zautomatyzuj. Dokumentacja WooCommerce opisuje eksporty, które mogą być automatycznie wysyłane na zdalne serwery za pomocą FTP, HTTP POST lub e-maila, co jest sposobem, w jaki zamówienia trafiają do usług realizacji bez dotykania pliku przez kogokolwiek.

Dla restauracji odpowiednie przypadki użycia to:

• Księgowość: zaplanowany codzienny lub tygodniowy plik sprzedaży dla twojego księgowego.
• CRM i lojalność: historia klientów i zamówień przesyłana do narzędzia, którego używasz do kampanii.
• Kuchnia i dostawa: dane zamówień przekazywane do platform kurierskich lub systemów POS. Nasze przewodniki na temat integracji POS w restauracjach i integracji z dostawcami zewnętrznymi opisują, jak te połączenia działają.
• Raportowanie: jedno miejsce, w którym zamówienia z sieci, Telegramu i telefonu są obok siebie. Panel zamówień restauracyjnych robi to na żywo, więc eksportujesz tylko wtedy, gdy musisz zagłębić się w dane.

Kiedy porównujesz systemy, zapytaj, czy automatyzacja jest wbudowana, wymaga płatnego dodatku, czy potrzebuje dewelopera. Zaplanowany eksport, który możesz ustawić samodzielnie, przewyższa bardziej zaawansowany, który wymaga projektu.

Obsługa danych i bezpieczeństwo podczas eksportu

W momencie eksportu danych klientów, posiadasz kopię danych osobowych poza własnymi zabezpieczeniami systemu. W Wielkiej Brytanii wytyczne ICO mówią, że zasada bezpieczeństwa UK GDPR wymaga odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, wskazując na środki takie jak szyfrowanie i pseudonimizacja, gdzie to stosowne, oraz możliwość przywrócenia dostępu po incydencie. Traktuj to jako standard, do którego należy dążyć, i zapytaj swojego doradcę, co dotyczy twojego biznesu.

Praktyczne nawyki, które z tego wynikają:

• Eksportuj tylko to, co potrzebujesz. Jeśli raport wymaga nazw dań i sum, pomiń numery telefonów i adresy.
• Ogranicz, kto może eksportować. Zapytaj, czy system ma role użytkowników, aby kierownik zmiany mógł widzieć zamówienia bez pobierania listy klientów.
• Trzymaj pliki z dala od wspólnych miejsc. Eksporty znajdujące się w załącznikach e-mail, na wspólnych dyskach lub osobistych laptopach to zwykle źródło wycieków.
• Usuń to, czego już nie potrzebujesz. Plik z zakończonego projektu to zobowiązanie, a nie aktywa.
• Sprawdź, dokąd trafia automatyczny eksport. FTP, e-mail i webhooki mają różne ryzyka. Preferuj szyfrowany transfer i nazwane odbiorniki.

Jeśli wybierasz platformę, zapytaj dostawcę bezpośrednio, jak przechowuje dane zamówień, kto w twojej restauracji może je eksportować i co się stanie z twoimi danymi, jeśli odejdziesz.

Co zapytać przed wyborem systemu

Użyj tej listy kontrolnej podczas prezentacji lub prób:

Ostatni wiersz ma największe znaczenie, gdy zmieniasz system. Nasza lista kontrolna migracji zamówień online przeprowadza przez przenoszenie zamówień, menu i klientów bez utraty usługi.

Dlaczego bezpośrednie zamawianie sprawia, że twoje dane są warte eksportu

Zamówienia składane przez rynek znajdują się w systemie kogoś innego. Widzisz to, co oni wybierają do pokazania, a klient należy do platformy. Pobierają również 30% wartości zamówienia netto plus VAT, co w sumie daje prawie 40%. Na bezpośrednim kanale zamówienie, klient i marża są twoje.

To właśnie tam eksporty się opłacają. Gdy zamówienia przychodzą przez twoją własną stronę internetową i bota Telegram, możesz zobaczyć, które dania przyciągają powracających gości, które strefy dostawy są warte obsługi, a które klientów zamilkły. Nasz przewodnik po zamawianiu w restauracjach wielolokalowych pokazuje, jak ta analiza działa w różnych lokalach, a oprogramowanie do zarządzania dostawami obejmuje stronę kurierską.

Nasza perspektywa

Zbudowaliśmy RESTOBOT na prostej wierze: restauracja powinna posiadać swoje zamówienia, swoich klientów i liczby, które z nich wynikają. Dlatego pobieramy miesięczną subskrypcję i nic za zamówienia: 0% prowizji, w porównaniu do 30% netto plus VAT, które pobierają rynki.

Dane, których nie możesz wykorzystać, nie są aktywem. Dlatego, gdy oceniasz jakikolwiek system zamówień, w tym nasz, spójrz poza listę funkcji i przetestuj podstawy: jeden rzeczywisty dzień zamówień, uzgodniony z twoim zestawieniem płatności. Nasz pulpit nawigacyjny jest zaprojektowany, aby dać ci kontrolę w czasie rzeczywistym nad zamówieniami i rezerwacjami, z analizami na górze, dzięki czemu widzisz, co się dzieje podczas serwisu, a nie tydzień później w arkuszu kalkulacyjnym.

Drugą połową jest szybkość. System, który zajmuje miesiące na konfigurację, opóźnia moment, w którym twoje własne dane zaczynają się gromadzić. Dlatego dążymy do natychmiastowego tworzenia strony i uruchomienia w ciągu jednego dnia: im szybciej płyną zamówienia bezpośrednie, tym szybciej masz zapis swoich własnych klientów, z którego możesz się uczyć.

*autor*

Rozpoczęcie pracy z RESTOBOT

RESTOBOT łączy twoją stronę internetową, osadzoną menu, zamówienia online przez twoją stronę i bota Telegram, rezerwacje, koordynację dostaw, cyfrowe karty lojalnościowe i recenzje w jednej platformie, z panelem zarządzania i analizami. Plan MENU zaczyna się od 69 € miesięcznie (59 € rocznie), a FULL od 119 € miesięcznie (99 € rocznie). Zobacz plany MENU i FULL, co każdy z nich zawiera. Personel może również zbierać napiwki od gości za pośrednictwem napiwków online, dostępnych we wszystkich planach, a pracownik może zarejestrować się samodzielnie, nawet jeśli lokal nie jest klientem.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak zamówienia są organizowane przed podjęciem decyzji, zacznij od naszego przewodnika po pulpicie zamówień i przetestuj z własnym menu.

FAQ

Jaki jest najlepszy format do eksportowania zamówień restauracyjnych?

CSV lub Excel pasuje do większości restauracji, ponieważ księgowi i menedżerowie mogą je otworzyć bez specjalnych narzędzi. Jeśli planujesz zasilanie CRM lub innego systemu, JSON lub XML jest bardziej niezawodne dla danych strukturalnych. Wybierz system, który oferuje oba.

Dlaczego moje eksportowane zamówienia mają więcej wierszy niż zamówień?

Każdy element w zamówieniu zazwyczaj ma swój własny wiersz, więc zamówienie z trzema elementami zajmuje trzy wiersze. Niektóre systemy pozostawiają pola zamówienia głównego puste w dodatkowych wierszach, inne je powtarzają. Sprawdź, co ma zastosowanie, zanim zsumujesz jakąkolwiek kolumnę.

Czy mogę zautomatyzować eksport zamówień?

Często tak. Niektóre systemy wysyłają pliki e-mailem, FTP lub HTTP według harmonogramu, a inne łączą się bezpośrednio z narzędziami księgowymi lub CRM. Zapytaj, czy harmonogramowanie jest wliczone w twój plan, czy wymaga płatnego dodatku.

Czy dane klientów eksportowane są bezpieczne do udostępnienia?

To dane osobowe, więc udostępniaj je jak najmniej. Eksportuj tylko te kolumny, które są potrzebne, ogranicz, kto może je pobrać, i usuń pliki, których już nie używasz. W sprawie zasad, które dotyczą twojego biznesu, skonsultuj się z własnym doradcą ds. ochrony danych.

Czy podatki od napiwków wpływają na to, co eksportuję?

Podatki od napiwków są odpowiedzialnością pracownika, a my nie udzielamy wskazówek w tej sprawie.

Źródła

• Eksportuj zamówienia dla WooCommerce, WordPress.org
• Eksportuj zamówienia do arkusza Excel, Centrum Pomocy Storeep
• Przegląd zaawansowanego eksportu zamówień dla WooCommerce, AlgolPlus
• Eksportowanie zamówień, Centrum Pomocy Shopify
• 12 eksportów POS do przetestowania przed wyjazdem, 86 the POS
• Dokumentacja eksportu klientów / zamówień / kuponów WooCommerce

Rekomendowane

• Migracja zamówień online: Lista kontrolna przejścia z godziny na godzinę dla restauracji
• Wdrożenie w jeden dzień: Konsolidacja zamówień za pomocą pulpitu zamówień restauracyjnych
• Własność danych klientów SaaS: 7 kroków do udowodnienia eksportowalności