Datenexport aus einem Bestellsystem: Was zu überprüfen ist

TL;DR

• Achten Sie auf Filter nach Datumsbereich und Bestellstatus, Auswahl der Spalten und mindestens CSV- oder Excel-Ausgabe. JSON oder XML sind hilfreich, wenn Sie planen, andere Software zu verbinden.
• Erwarten Sie, dass Mehrfachbestellungen sich über mehrere Zeilen erstrecken. Wissen Sie, welche Spalten wiederholt werden und welche leer bleiben, bevor Sie eine Tabelle darauf aufbauen.
• Eine Datei, die sich öffnet, ist kein Beweis dafür, dass sie vollständig ist. Überprüfen Sie die Zeilenanzahl und die Geldsummen mit Ihrem Zahlungsanbieter.
• Exporte von Kundendaten sind personenbezogene Daten. Begrenzen Sie, wer sie herunterladen kann und wo die Dateien landen.
• Marktplätze nehmen 30 % des Nettobestellwerts zuzüglich Mehrwertsteuer. Bei direkten Bestellungen behalten Sie diese Marge und die Kundenbeziehung, und die Daten gehören Ihnen zur Analyse.

Inhaltsverzeichnis

• Wie man Bestelldaten aus einem Restaurantbestellsystem exportiert
• Was ein Export enthalten kann
• Welche Formate es wert sind, vorhanden zu sein
• Exportierte Daten nutzbar halten
• Exporte automatisieren und andere Tools verbinden
• Datenverarbeitung und Sicherheit beim Export
• Was man fragen sollte, bevor man ein System wählt
• Warum direkte Bestellungen Ihre Daten exportierenswert machen
• Erste Schritte mit RESTOBOT
• FAQ
• Quellen

Wie man Bestelldaten aus einem Restaurantbestellsystem exportiert

Die Schritte sind plattformübergreifend ähnlich, egal ob es sich um ein Shop-Plugin, ein Marktplatz-Dashboard oder eine Restaurantplattform handelt:

1. Öffnen Sie den Bestellbereich Ihres Admin- oder Dashboards.
2. Legen Sie den Umfang fest. Wählen Sie einen Datumsbereich und, falls angeboten, einen Bestellstatus wie abgeschlossen, storniert oder erstattet. Die Dokumentation von WordPress.org für ein beliebtes WooCommerce-Export-Plugin hebt das Filtern von Exporten nach Status und Datumsbereich als eine Kernfunktion hervor.
3. Wählen Sie Felder und Spaltenreihenfolge. Dasselbe Plugin ermöglicht es Ihnen, Spalten im Exportformular per Drag & Drop zu verschieben, was spätere Umformatierungen spart.
4. Wählen Sie ein Format (CSV, XLS usw.) und führen Sie den Export aus.
5. Laden Sie es herunter und überprüfen Sie es anhand eines bekannten Handelstags, bevor Sie ihm vertrauen.

Einige Systeme exportieren alles in der aktuellen Ansicht, andere verlangen, dass Sie zuerst Bestellungen auswählen. Wenn die einzige Option "alle exportieren" ist, verbringen Sie Ihre Zeit mit Filtern in einer Tabelle. Für ein Restaurant mit ein paar hundert Bestellungen pro Woche wird das schnell lästig.

Beginnen Sie mit einem kleinen Test

Bevor Sie ein Jahr an Historie exportieren, exportieren Sie einen geschäftigen Tag. Zählen Sie die Bestellungen im Dashboard, zählen Sie die Zeilen (unter Berücksichtigung von Mehrfachbestellungen, die weiter unten behandelt werden), und addieren Sie die Summen. Wenn ein Freitag nicht übereinstimmt, wird ein vollständiger Export das auch nicht tun.

Was ein Export enthalten kann

Die Feldliste variiert enorm je nach System. Am großzügigen Ende listet das Hilfecenter von Storeep Kundenfelder wie Geburtstag, Geschlecht, Gerät, Browser, IP-Adresse und Verbindungsland unter den verfügbaren Exportfeldern auf. Ein Restaurant benötigt nicht alles davon, aber die Auswahl zeigt, was ein flexibles System bieten kann.

Für ein Restaurant sind die Felder, die ihren Wert haben, in der Regel:

Die Einwilligungsspalte verdient Aufmerksamkeit. Wenn Sie planen, Kunden aus einem Export zu kontaktieren, müssen Sie wissen, wer zugestimmt hat, von Ihnen zu hören. Fragen Sie, ob das System dies aufzeichnet und ob es in der Datei erscheint.

Welche Formate es wert sind, verwendet zu werden

CSV und Excel decken die meisten alltäglichen Bedürfnisse ab: Buchhalter, Manager und jeder mit einer Tabelle kann sie nutzen. Für die Verbindung mit anderer Software sind reichhaltigere Formate wichtig. AlgolPlus dokumentiert, dass sein WooCommerce-Exporttool CSV, XLS, XML, JSON, TSV, HTML und PDF unterstützt und weist darauf hin, dass JSON und XML besonders wertvoll für die Anbindung von CRM-Systemen und Drittanbietern sind.

Eine praktische Regel:

• CSV oder XLS für Menschen: Berichte, Buchhalter, Ad-hoc-Analysen.
• JSON oder XML für Software: CRM, Küchensysteme, Data Warehouses.
• PDF für Aufzeichnungen, die Sie lesen, aber nicht bearbeiten möchten, wie z. B. eine Periodenübersicht.

Wenn Ihr Restaurant auf eine benutzerdefinierte Einrichtung hinarbeitet, sagen wir eine Berichtsebene oder ein CRM, das aus mehreren Systemen Daten zieht, ist es hilfreich zu verstehen, wie E-Commerce- und CRM-Integration typischerweise um strukturierte Dateiformate und APIs herum aufgebaut ist. Das ist der Punkt, an dem ein einmaliger Export in einen kontinuierlichen Datenfeed übergeht.

Exportierte Daten nutzbar halten

Die Datei öffnet sich, die Zahlen sehen plausibel aus, und drei Wochen später ist der Monatsbericht falsch. Dies ist der häufigste Fehler, und es handelt sich in der Regel um ein Strukturproblem und nicht um einen Bug.

Mehrere Artikelbestellungen erstrecken sich über mehrere Zeilen

Eine Bestellung mit einem Burger, Pommes und einem Getränk hat drei Zeilen. Das Hilfecenter von Shopify erklärt, dass in seinem Bestell-CSV zusätzliche Zeilenartikel in separaten Zeilen erscheinen, wobei die Felder der übergeordneten Bestellung auf diesen zusätzlichen Zeilen oft leer gelassen werden, um zu zeigen, dass sie zur gleichen Bestellung gehören. Andere Systeme wiederholen die Bestellsummen in jeder Zeile stattdessen.

Die Konsequenz ist praktisch. Wenn die Bestellsummen in jeder Zeile wiederholt werden und Sie die Spalte summieren, zählen Sie den Umsatz zwei- oder dreimal. Wenn sie in zusätzlichen Zeilen leer sind, kann das Filtern nach Kunde oder Datum Artikel auslassen. Bevor Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, finden Sie heraus, welches Muster Ihr System verwendet.

Dokumentieren Sie, was jede Spalte bedeutet

Der POS-Anbieter 86 the POS empfiehlt in einem Leitfaden für Betreiber, die ein Kassensystem verlassen, die Bedeutungen, Typen, Zeitzonen, Einheiten, Beziehungen, Historienfenster und Auslassungen jedes Exports aufzuzeichnen und dann die Zeilenanzahlen und finanziellen Kontrollsummen mit der Quelle abzugleichen. Er weist auch darauf hin, dass eine CSV, die geöffnet wird, nicht unbedingt vollständig oder korrekt interpretiert ist.

Ein einseitiges Datenwörterbuch reicht aus. Für jede Spalte notieren Sie:

• Was sie enthält (ist "gesamt" vor oder nach dem Rabatt? Enthält sie die Mehrwertsteuer?)
• Das Format (Datumsstil, Dezimaltrennzeichen, Währung)
• Die Zeitzone. Eine Bestellung, die um 00:30 aufgegeben wird, kann am falschen Tag landen, wenn die Zeitstempel in UTC sind und Sie in britischer Zeit handeln.
• Was fehlt, wie stornierte Bestellungen, Testbestellungen oder Rückerstattungen, die anderswo aufgezeichnet sind.

Abstimmen, bevor Sie sich darauf verlassen

Wählen Sie eine Woche. Vergleichen Sie die Anzahl der Bestellungen und den Bruttobetrag im Export mit der Abrechnung Ihres Zahlungsanbieters. Unterschiede sollten erklärbar sein: Rückerstattungen, fehlgeschlagene Zahlungen, Trinkgelder, Liefergebühren. Wenn Sie sie nicht erklären können, beheben Sie zuerst die Exporteinstellungen.

Automatisierung von Exporten und Verbindung anderer Tools

Manuelle Downloads funktionieren für monatliche Überprüfungen. Für alles Tägliche automatisieren Sie. Die Dokumentation von WooCommerce beschreibt Exporte, die automatisch an Remote-Server über FTP, HTTP POST oder E-Mail gesendet werden können, was der Weg ist, wie Bestellungen die Erfüllungsdienste erreichen, ohne dass jemand eine Datei berührt.

Für ein Restaurant sind die entsprechenden Anwendungsfälle:

• Buchhaltung: eine geplante tägliche oder wöchentliche Verkaufsdatei für Ihren Buchhalter.
• CRM und Loyalität: Kunden- und Bestellhistorie, die an das Tool, das Sie für Kampagnen verwenden, übermittelt wird.
• Küche und Lieferung: Bestelldaten, die an Kurierplattformen oder POS-Systeme weitergegeben werden. Unsere Leitfäden zu Restaurant-POS-Integrationen und Integration von Drittanbietern für die Lieferung erläutern, wie diese Verbindungen funktionieren.
• Berichterstattung: ein einziger Ort, an dem Web-, Telegram- und Telefonbestellungen nebeneinander stehen. Ein Restaurant-Bestell-Dashboard macht dies live, sodass Sie nur exportieren, wenn Sie tiefer gehen müssen.

Wenn Sie Systeme vergleichen, fragen Sie, ob die Automatisierung integriert ist, ein kostenpflichtiges Add-On benötigt oder einen Entwickler benötigt. Ein geplanter Export, den Sie selbst einrichten können, schlägt einen leistungsstärkeren, der ein Projekt benötigt.

Datenverarbeitung und Sicherheit beim Export

In dem Moment, in dem Sie Kundendaten exportieren, halten Sie eine Kopie personenbezogener Daten außerhalb des eigenen Schutzes des Systems. Im Vereinigten Königreich besagt die Anleitung der ICO, dass das Sicherheitsprinzip der UK GDPR angemessene technische und organisatorische Maßnahmen erfordert, und es weist auf Maßnahmen wie Verschlüsselung und Pseudonymisierung hin, wo dies angemessen ist, sowie die Möglichkeit, nach einem Vorfall den Zugang wiederherzustellen. Behandeln Sie dies als den Standard, auf den Sie hinarbeiten sollten, und fragen Sie Ihren eigenen Berater, was für Ihr Unternehmen gilt.

Praktische Gewohnheiten, die sich daraus ergeben:

• Exportieren Sie nur, was Sie benötigen. Wenn ein Bericht Gerichtsnamen und Summen benötigt, lassen Sie Telefonnummern und Adressen weg.
• Beschränken Sie, wer exportieren kann. Fragen Sie, ob das System Benutzerrollen hat, sodass ein Schichtleiter Bestellungen sehen kann, ohne die Kundenliste herunterzuladen.
• Halten Sie Dateien aus gemeinsamen Orten fern. Exporte, die in E-Mail-Anhängen, gemeinsamen Laufwerken oder persönlichen Laptops liegen, sind die üblichen Lecks.
• Löschen Sie, was Sie nicht mehr benötigen. Eine Datei aus einem abgeschlossenen Projekt ist eine Haftung, kein Vermögenswert.
• Überprüfen Sie, wohin ein automatisierter Export geht. FTP, E-Mail und Webhooks haben jeweils unterschiedliche Risiken. Bevorzugen Sie verschlüsselte Übertragungen und benannte Empfänger.

Wenn Sie eine Plattform auswählen, fragen Sie den Anbieter direkt, wie er Bestelldaten speichert, wer in Ihrem Restaurant sie exportieren kann und was mit Ihren Daten passiert, wenn Sie gehen.

Was Sie fragen sollten, bevor Sie ein System wählen

Verwenden Sie diese Checkliste in einer Demo oder Testversion:

Die letzte Zeile ist am wichtigsten, wenn Sie wechseln. Unsere Checkliste zur Migration von Online-Bestellungen zeigt, wie Sie Bestellungen, Menüs und Kunden ohne Verlust eines Services übertragen können.

Warum direkte Bestellungen Ihre Daten wertvoll machen

Bestellungen, die über einen Marktplatz aufgegeben werden, befinden sich im System eines anderen. Sie sehen, was sie wählen, um es anzuzeigen, und der Kunde gehört der Plattform. Sie verlangen auch 30 % des Nettobestellwerts zuzüglich Mehrwertsteuer, was insgesamt fast 40 % ausmacht. Über einen direkten Kanal gehören die Bestellung, der Kunde und die Marge Ihnen.

Hier zahlen sich Exporte aus. Sobald Bestellungen über Ihre eigene Website und den Telegram-Bot eingehen, können Sie sehen, welche Gerichte wiederholte Besuche anziehen, welche Lieferzonen es wert sind, bedient zu werden, und welche Kunden verstummt sind. Unser Leitfaden zu Bestellungen in mehreren Standorten für Restaurants zeigt, wie dieser Vergleich über verschiedene Standorte funktioniert, und Liefermanagement-Software behandelt die Kurierseite.

Unsere Perspektive

Wir haben RESTOBOT auf einem einfachen Glauben aufgebaut: Ein Restaurant sollte seine Bestellungen, seine Kunden und die Zahlen, die daraus resultieren, besitzen. Deshalb berechnen wir eine monatliche Abonnementgebühr und nichts auf Bestellungen: 0% Provision, im Gegensatz zu den 30% netto zuzüglich MwSt., die Marktplätze einbehalten.

Daten, die Sie nicht nutzen können, sind kein Vermögenswert. Wenn Sie also ein Bestellsystem bewerten, einschließlich unseres, schauen Sie über die Funktionsliste hinaus und testen Sie die Grundlagen: einen echten Tag von Bestellungen, abgeglichen mit Ihrem Zahlungsbericht. Unser Dashboard ist so konzipiert, dass es Ihnen die Echtzeitkontrolle über Bestellungen und Reservierungen ermöglicht, mit Analysen obendrauf, sodass Sie sehen, was während des Services passiert, anstatt eine Woche später in einer Tabelle.

Die andere Hälfte ist Geschwindigkeit. Ein System, das Monate für die Einrichtung benötigt, verzögert den Moment, in dem Ihre eigenen Daten zu wachsen beginnen. Deshalb streben wir eine sofortige Erstellung der Website und einen Launch innerhalb eines Tages an: Je schneller direkte Bestellungen fließen, desto schneller haben Sie einen Überblick über Ihre eigenen Kunden, von denen Sie lernen können.

*der Autor*

Erste Schritte mit RESTOBOT

RESTOBOT bringt Ihre Website, eingebettete Menüs, Online-Bestellungen über Ihre Seite und den Telegram-Bot, Reservierungen, Lieferkoordination, digitale Treuekarten und Bewertungen in einer Plattform zusammen, mit einem Management-Dashboard und Analysen. Der MENU-Plan beginnt bei 69 € pro Monat (59 € pro Jahr), und FULL bei 119 € pro Monat (99 € pro Jahr). Siehe die MENU- und FULL-Pläne für die jeweiligen Inhalte. Das Personal kann auch Trinkgelder von Gästen über Online-Trinkgelder sammeln, die in allen Plänen verfügbar sind, und ein Mitarbeiter kann sich auch alleine registrieren, selbst wenn der Standort kein Kunde ist.

Wenn Sie sehen möchten, wie Bestellungen organisiert sind, bevor Sie sich festlegen, beginnen Sie mit unserem Leitfaden zum Bestell-Dashboard und testen Sie mit Ihrem eigenen Menü.

FAQ

Was ist das beste Format zum Exportieren von Restaurantbestellungen?

CSV oder Excel eignet sich für die meisten Restaurants, da Buchhalter und Manager sie ohne spezielle Tools öffnen können. Wenn Sie planen, ein CRM oder ein anderes System zu füttern, ist JSON oder XML zuverlässiger für strukturierte Daten. Wählen Sie ein System, das beides anbietet.

Warum haben meine exportierten Bestellungen mehr Zeilen als Bestellungen?

Jedes Element in einer Bestellung erhält normalerweise seine eigene Zeile, sodass eine Bestellung mit drei Artikeln drei Zeilen benötigt. Einige Systeme lassen die Felder der übergeordneten Bestellung in den zusätzlichen Zeilen leer, andere wiederholen sie. Überprüfen Sie, was zutrifft, bevor Sie eine Spalte summieren.

Kann ich den Export von Bestellungen automatisieren?

Oft ja. Einige Systeme senden Dateien per E-Mail, FTP oder HTTP nach einem Zeitplan, und andere verbinden sich direkt mit Buchhaltungs- oder CRM-Tools. Fragen Sie, ob die Planung in Ihrem Plan enthalten ist oder ein kostenpflichtiges Add-On benötigt.

Ist exportierte Kundendaten sicher zu teilen?

Es handelt sich um persönliche Daten, daher sollten Sie sie so wenig wie möglich teilen. Exportieren Sie nur die Spalten, die Sie benötigen, beschränken Sie, wer sie herunterladen kann, und löschen Sie Dateien, die Sie nicht mehr verwenden. Für die Regeln, die für Ihr Unternehmen gelten, sprechen Sie mit Ihrem eigenen Datenschutzberater.

Beeinflussen Steuern auf Trinkgelder, was ich exportiere?

Steuern auf Trinkgelder sind die eigene Verantwortung des Arbeitnehmers, und wir geben keine Hinweise dazu.

• Bestellungen für WooCommerce exportieren, WordPress.org
• Bestellungen in eine Excel-Tabelle exportieren, Storeep Hilfezentrum
• Überblick über den erweiterten Bestellexport für WooCommerce, AlgolPlus
• Bestellungen exportieren, Shopify Hilfezentrum
• 12 POS-Exporte, die Sie testen sollten, bevor Sie gehen, 86 the POS
• Dokumentation zum Export von Kunden-/Bestell-/Gutschein-Daten für WooCommerce

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