Ви можете експортувати дані з більшості систем онлайн-замовлень у форматі CSV або Excel, відфільтровані за датою та статусом замовлення. Кращі з них також надсилають це автоматично в інші інструменти. Те, що відокремлює корисний експорт від розчаровуючого, - це деталі: які поля включені, як розташовані замовлення з кількома товарами, чи збігаються підсумки з вашими платіжними записами, і хто може завантажити файл. Цей посібник охоплює все це, щоб ви могли протестувати будь-яку систему (включаючи нашу), перш ніж ваш ресторан залежатиме від неї.
TL;DR
- Шукайте фільтри за діапазоном дат і статусом замовлення, вибір колонок і принаймні вихід у форматі CSV або Excel. JSON або XML допоможуть, якщо ви плануєте підключити інше програмне забезпечення.
- Очікуйте, що замовлення з кількома товарами займатимуть кілька рядків. Знайте, які колонки повторюються, а які залишаються порожніми, перш ніж створювати електронну таблицю.
- Файл, який відкривається, не є доказом його повноти. Перевірте кількість рядків та загальні суми з вашим постачальником платежів.
- Експорти деталей клієнтів є особистими даними. Обмежте, хто може їх завантажити і куди файли потрапляють.
- Ринки беруть 30% від чистої вартості замовлення плюс ПДВ. При прямих замовленнях ви зберігаєте цю маржу та відносини з клієнтом, а дані належать вам для аналізу.
Зміст
- Як експортувати дані замовлень з системи замовлень ресторану
- Що може включати експорт
- Які формати варто мати
- Збереження експортуваних даних у придатному вигляді
- Автоматизація експорту та підключення інших інструментів
- Обробка даних та безпека під час експорту
- Що запитати перед вибором системи
- Чому пряме замовлення робить ваші дані вартими експорту
- Початок роботи з RESTOBOT
- Часті запитання
- Джерела
Як експортувати дані замовлень з системи замовлень ресторану
Кроки схожі на всіх платформах, незалежно від того, чи це плагін магазину, панель інструментів ринку чи платформа ресторану:
- Відкрийте область замовлень вашого адміністратора або панелі управління.
- Встановіть обсяг. Виберіть діапазон дат і, якщо є, статус замовлення, наприклад, завершене, скасоване або повернуте. Документація WordPress.org для популярного плагіна експорту WooCommerce підкреслює фільтрацію експорту за статусом і діапазоном дат як основну можливість.
- Виберіть поля та порядок колонок. Той самий плагін дозволяє вам перетягувати та скидати колонки у формі експорту, що економить час на переформатування пізніше.
- Виберіть формат (CSV, XLS тощо) і запустіть експорт.
- Завантажте та перевірте його на відомий день торгівлі, перш ніж довіряти йому.
Деякі системи експортують все в поточному вигляді, інші просять вас спочатку вибрати замовлення. Якщо єдиний варіант - "експортувати все", ви витратите свій час на фільтрацію в електронній таблиці. Для ресторану з кількома сотнями замовлень на тиждень це швидко набридне.
Розпочніть з невеликого тесту
Перед експортом року історії експортуйте один зайнятий день. Порахуйте замовлення на панелі управління, порахуйте рядки (з урахуванням замовлень з кількома товарами, про що йдеться нижче) і підсумуйте загальні суми. Якщо одне п'ятниця не збігається, повний експорт також не буде.
Що може включати експорт
Список полів значно варіюється в залежності від системи. На щедрому кінці, центр допомоги Storeep перераховує поля клієнтів, такі як дата народження, стать, пристрій, браузер, IP-адреса та країна підключення серед доступних для експорту. Ресторану не потрібно все це, але діапазон показує, що може запропонувати гнучка система.
Для ресторану поля, які виправдовують себе, зазвичай є:
| Група полів | Приклади | Чому це важливо |
|---|---|---|
| Основи замовлення | Номер замовлення, дата та час, статус, канал (вебсайт, бот Telegram) | Визначення пікових годин та каналу, що приносить повторні замовлення |
| Позиції | Назва страви, кількість, модифікатори, ціна за рядок | Інженерія меню та аналіз витрат на їжу |
| Гроші | Проміжна сума, знижки, плата за доставку, спосіб оплати, загальна сума | Узгодження з вашим постачальником платежів |
| Виконання | Доставка або самовивіз, кур'єр, адресна зона, запитуваний час | Продуктивність доставки та планування зон |
| Клієнт | Ім'я, електронна пошта, телефон, кількість замовлень, згода на маркетинг | Лояльні кампанії та аналіз повторних замовлень |
Стовпець згоди заслуговує на увагу. Якщо ви плануєте надсилати електронні листи або повідомлення клієнтам з експорту, вам потрібно знати, хто погодився отримувати від вас інформацію. Запитайте, чи система це фіксує і чи з'являється це у файлі.
Які формати варто мати
CSV та Excel покривають більшість повсякденних потреб: бухгалтери, менеджери та будь-хто, хто працює з електронними таблицями, можуть їх використовувати. Для підключення іншого програмного забезпечення важливіші формати. AlgolPlus документує, що його інструмент експорту WooCommerce підтримує CSV, XLS, XML, JSON, TSV, HTML та PDF, і зазначає, що JSON та XML особливо цінні для інтеграції з CRM-системами та сторонніми партнерами.
Практичне правило:
- CSV або XLS для людей: звіти, бухгалтери, разові аналізи.
- JSON або XML для програмного забезпечення: CRM, кухонні системи, сховища даних.
- PDF для записів, які ви хочете прочитати, але не редагувати, таких як підсумок за період.
Якщо ваш ресторан розвивається до індивідуальної налаштування, скажімо, шару звітності або CRM, яка отримує дані з кількох систем, корисно зрозуміти, як зазвичай будується інтеграція електронної комерції та CRM навколо структурованих файлових форматів та API. Це той момент, коли одноразовий експорт перетворюється на постійний потік даних.
Збереження експортуваних даних у придатному вигляді
Файл відкривається, цифри виглядають правдоподібно, а через три тижні місячний звіт виявляється неправильним. Це найпоширеніша помилка, і зазвичай це проблема структури, а не помилка.
Замовлення з кількома позиціями займають кілька рядків
Замовлення з бургером, картоплею фрі та напоєм має три рядки. Центр допомоги Shopify пояснює, що в його CSV замовлення, додаткові елементи з'являються в окремих рядках, при цьому поля батьківського замовлення часто залишаються порожніми в тих додаткових рядках, щоб показати, що вони належать до одного замовлення. Інші системи повторюють загальні суми замовлення в кожному рядку.
Наслідок є практичним. Якщо загальні суми замовлень повторюються в кожному рядку і ви підсумовуєте стовпець, ви будете рахувати дохід два або три рази. Якщо вони порожні в додаткових рядках, фільтрація за клієнтом або датою може призвести до втрати елементів. Перед створенням зведеної таблиці дізнайтеся, який шаблон використовує ваша система.
Документуйте, що означає кожен стовпець
Постачальник POS 86 the POS, у посібнику, написаному для операторів, які залишають систему точок продажу, рекомендує записувати значення полів кожного експорту, типи, часові зони, одиниці виміру, відносини, історичне вікно та пропуски, а потім перевіряти кількість рядків та фінансові контрольні суми з джерелом. Він також підкреслює, що CSV, який відкривається, не обов'язково є повним або правильно інтерпретованим.
Односторінковий словник даних є достатнім. Для кожного стовпця запишіть:
- Що він містить (чи є "загальна сума" до чи після знижки? Чи включає він ПДВ?)
- Формат (стиль дати, десятковий роздільник, валюта)
- Часова зона. Замовлення, зроблене о 00:30, може потрапити на неправильний день, якщо мітки часу в UTC, а ви торгуєте за британським часом.
- Що відсутнє, наприклад, скасовані замовлення, тестові замовлення або повернення, зафіксовані в іншому місці.
Вирівняйте перед тим, як покладатися на це
Виберіть тиждень. Порівняйте кількість замовлень та загальну суму в експорті з випискою вашого постачальника платежів. Різниці повинні бути пояснені: повернення, невдалі платежі, чайові, плата за доставку. Якщо ви не можете їх пояснити, спочатку виправте налаштування експорту.
Автоматизація експорту та підключення інших інструментів
Ручні завантаження підходять для місячних оглядів. Для всього щоденного автоматизуйте. Документація WooCommerce описує експорти, які можуть бути автоматично надіслані на віддалені сервери через FTP, HTTP POST або електронну пошту, що є способом, яким замовлення досягають служб виконання без втручання в файл.
Для ресторану еквівалентні випадки використання:
- Бухгалтерія: запланований щоденний або щотижневий файл продажів для вашого бухгалтера.
- CRM та лояльність: історія клієнтів та замовлень, передана в інструмент, який ви використовуєте для кампаній.
- Кухня та доставка: дані замовлень, передані кур'єрським платформам або системам POS. Наші посібники про інтеграції ресторанних POS та інтеграцію сторонньої доставки охоплюють, як працюють ці з'єднання.
- Звітність: єдине місце, де веб-, Telegram та телефонні замовлення знаходяться поруч. Дошка замовлень ресторану робить це в реальному часі, тому ви експортуєте лише тоді, коли потрібно заглибитися.
Коли ви порівнюєте системи, запитайте, чи вбудована автоматизація, чи потрібен платний додаток, або чи потрібен розробник. Запланований експорт, який ви можете налаштувати самостійно, перевершує більш потужний, який потребує проекту.
Обробка даних та безпека під час експорту
В момент, коли ви експортуєте деталі клієнтів, ви тримаєте копію особистих даних поза захистом системи. У Великій Британії рекомендації ICO вказують, що принцип безпеки UK GDPR вимагає відповідних технічних та організаційних заходів, і вказує на заходи, такі як шифрування та псевдонімізація, де це доречно, плюс можливість відновлення доступу після інциденту. Ставте це як стандарт, до якого слід прагнути, і запитайте свого радника, що стосується вашого бізнесу.
Практичні звички, які випливають з цього:
- Експортуйте лише те, що вам потрібно. Якщо звіт потребує назви страв і підсумків, залиште поза увагою номери телефонів і адреси.
- Обмежте, хто може експортувати. Запитайте, чи має система ролі користувачів, щоб супервайзер зміни міг бачити замовлення без завантаження списку клієнтів.
- Тримайте файли подалі від спільних місць. Експорти, що знаходяться в вкладеннях електронної пошти, спільних дисках або особистих ноутбуках, є звичайними витоками.
- Видаліть те, що вам більше не потрібно. Файл з завершеного проекту є зобов'язанням, а не активом.
- Перевірте, куди йде автоматизований експорт. FTP, електронна пошта та вебхуки мають різні ризики. Віддавайте перевагу зашифрованій передачі та іменованим отримувачам.
Якщо ви обираєте платформу, запитайте постачальника безпосередньо, як вона зберігає дані замовлень, хто у вашому ресторані може їх експортувати і що станеться з вашими даними, якщо ви підете.
Що запитати перед вибором системи
Використовуйте цей контрольний список під час демонстрації або пробного періоду:
| Питання | Яка відповідь буде хорошою |
|---|---|
| Чи можу я фільтрувати за датою та статусом? | Так, безпосередньо на екрані експорту |
| Чи можу я вибрати та перерозподілити стовпці? | Так, і вибір можна зберегти |
| Які формати пропонуються? | Принаймні CSV або Excel, JSON або XML для інтеграцій |
| Як оформлені замовлення з кількома позиціями? | Чітко задокументовано, з ідентифікатором замовлення в кожному рядку |
| Чи можуть експорти працювати за розкладом? | Так, на електронну пошту або підключений інструмент |
| Хто може експортувати дані клієнтів? | Дозволи на основі ролей |
| Чи володію я своїми даними, якщо піду? | Повний експорт замовлень і клієнтів за запитом |
Останній рядок є найважливішим, коли ви переходите. Наш контрольний список міграції онлайн-замовлень допомагає перемістити замовлення, меню та клієнтів без втрати сервісу.
Чому пряме замовлення робить ваші дані вартими експорту
Замовлення, розміщені через маркетплейс, знаходяться в системі когось іншого. Ви бачите те, що вони вибирають показати, а клієнт належить платформі. Вони також стягують 30% від чистої вартості замовлення плюс ПДВ, що в підсумку становить майже 40%. На прямому каналі замовлення, клієнт і маржа є вашими.
Ось де експорти виправдовують себе. Як тільки замовлення надходять через ваш власний вебсайт і Telegram-бота, ви можете бачити, які страви сприяють повторним візитам, які зони доставки варто обслуговувати і які клієнти стали тихими. Наш посібник з замовлень у ресторанах з кількома локаціями показує, як це порівняння працює між закладами, а програмне забезпечення для управління доставкою охоплює сторону кур'єра.
Наша перспектива
Ми створили RESTOBOT на простій вірі: ресторан повинен володіти своїми замовленнями, своїми клієнтами та цифрами, які з них випливають. Саме тому ми стягуємо щомісячну підписку і нічого за замовлення: 0% комісії, на відміну від 30% чистого плюс ПДВ, які беруть маркетплейси.
Дані, які ви не можете використовувати, не є активом. Тож, коли ви оцінюєте будь-яку систему замовлень, включаючи нашу, дивіться не лише на список функцій, а перевіряйте основи: один реальний день замовлень, узгоджений з вашим платіжним звітом. Наша панель управління розроблена для того, щоб надати вам контроль у реальному часі над замовленнями та бронюваннями, з аналітикою зверху, щоб ви бачили, що відбувається під час обслуговування, а не через тиждень у таблиці.
Інша половина - це швидкість. Система, яка налаштовується місяцями, затримує момент, коли ваші власні дані починають накопичуватися. Саме тому ми прагнемо до миттєвого створення сайту та запуску за один день: чим швидше надходять прямі замовлення, тим швидше у вас буде запис ваших власних клієнтів, з яких можна навчитися.
*автор*
Як почати з RESTOBOT
RESTOBOT об'єднує ваш веб-сайт, вбудоване меню, онлайн-замовлення через ваш сайт і Telegram-бота, бронювання, координацію доставки, цифрові картки лояльності та відгуки в одній платформі, з панеллю управління та аналітикою. План MENU починається з €69 на місяць (€59 на рік), а FULL - з €119 на місяць (€99 на рік). Дивіться плани MENU та FULL для того, що кожен з них включає. Персонал також може збирати чайові від гостей через онлайн-чайові, доступні на всіх планах, і працівник може зареєструватися самостійно, навіть якщо заклад не є клієнтом.
Якщо ви хочете побачити, як організовані замовлення, перш ніж приймати рішення, почніть з нашого посібника по панелі замовлень і протестуйте з вашим власним меню.
Питання та відповіді
Який найкращий формат для експорту замовлень ресторану?
CSV або Excel підходять більшості ресторанів, оскільки бухгалтери та менеджери можуть відкривати їх без спеціальних інструментів. Якщо ви плануєте використовувати CRM або іншу систему, JSON або XML є більш надійними для структурованих даних. Виберіть систему, яка пропонує обидва варіанти.
Чому у моїх експортованих замовленнях більше рядків, ніж замовлень?
Кожен елемент у замовленні зазвичай отримує свій рядок, тому замовлення з трьох елементів займає три рядки. Деякі системи залишають поля батьківського замовлення порожніми в додаткових рядках, інші повторюють їх. Перевірте, що застосовується, перш ніж підсумовувати будь-який стовпець.
Чи можу я автоматизувати експорт замовлень?
Часто так. Деякі системи надсилають файли електронною поштою, FTP або HTTP за розкладом, а інші підключаються безпосередньо до бухгалтерських або CRM-інструментів. Запитайте, чи входить планування до вашого плану або потребує платного доповнення.
Чи безпечно ділитися експортованими даними клієнтів?
Це особисті дані, тому діліться ними якомога менше. Експортуйте лише ті стовпці, які вам потрібні, обмежте, хто може їх завантажити, і видаляйте файли, які ви більше не використовуєте. Щодо правил, які застосовуються до вашого бізнесу, зверніться до свого консультанта з захисту даних.
Чи впливають податки на чайові на те, що я експортую?
Податки на чайові є відповідальністю працівника, і ми не надаємо рекомендацій щодо них.
- Експорт замовлень для WooCommerce, WordPress.org
- Експорт замовлень у таблицю Excel, Центр допомоги Storeep
- Огляд розширеного експорту замовлень для WooCommerce, AlgolPlus
- Експорт замовлень, Центр допомоги Shopify
- 12 експортив POS, які варто протестувати перед виходом, 86 the POS
- Документація з експорту клієнтів / замовлень / купонів WooCommerce