Czas dostawy to okno, takie jak 19:00 do 19:30, które gość wybiera podczas składania zamówienia, aby jedzenie dotarło, kiedy chce, a kuchnia wiedziała, co nadchodzi. Dla restauracji, odpowiednie ustawienie slotów sprowadza się do czterech elementów: które dni i godziny dostarczasz, jak długo trwa każdy slot, jak długo przed slotem gość musi złożyć zamówienie (termin zamknięcia) oraz ile zamówień może przyjąć każdy slot. Ten przewodnik przeprowadza przez każdy z nich, z przykładami, które możesz dostosować do swojej kuchni.
TL;DR
- Slot to obietnica dla gościa i narzędzie planowania dla Ciebie. Działa tylko wtedy, gdy kuchnia i kurier mogą go dotrzymać.
- Ustaw cztery rzeczy: dni i godziny, długość slotu, termin zamknięcia przed slotem oraz maksymalną liczbę zamówień na slot.
- Pojemność to ustawienie, o którym zapomina większość restauracji. Bez niej, slot na piątek o 19:30 zapełnia się większą liczbą zamówień, niż kuchnia może obsłużyć.
- Zdecyduj z wyprzedzeniem, co się stanie, gdy wstrzymasz zamówienia lub spóźnisz się, i poinformuj gości wcześnie, w prostych słowach.
- Przyjmowanie zamówień bezpośrednio na własnych kanałach oznacza, że zachowujesz kontrolę nad slotami i unikasz 30% wartości zamówienia netto plus VAT, które pobierają rynki.
Spis treści
- Czym jest czas dostawy
- Dlaczego restauracje używają slotów
- Cztery istotne ustawienia
- Obszary dostawy i sloty współpracują ze sobą
- Ustawianie slotów krok po kroku
- Gdy wstrzymujesz zamówienia lub zmieniasz harmonogram
- Co powiedzieć gościom, gdy okno się zmienia
- Perspektywa: dlaczego sloty powinny być na Twoim własnym kanale
- Przyjmowanie zamówień z RESTOBOT
- Typowe błędy do unikania
- FAQ
- Źródła
Czym jest czas dostawy
Czas dostawy, znany również jako zaplanowane okno dostawy, to zdefiniowany z góry interwał, który klient wybiera podczas składania zamówienia. Pełni dwie funkcje jednocześnie. Dla gościa jest to wygoda: wie, kiedy być w domu i może to zaplanować. Dla firmy jest to narzędzie operacyjne do zarządzania pracą, trasowaniem i pojemnością dostaw, co zostało podkreślone w przewodniku ORTEC na temat rezerwacji slotów czasowych, napisanym dla branży spożywczej, ale równie prawdziwym dla kuchni.
Pomaga to oddzielić slot od dwóch innych czasów, które widzi gość:
| Termin | Co to oznacza | Kto to ustala |
|---|---|---|
| Czas przygotowania | Jak długo kuchnia potrzebuje na ugotowanie i spakowanie zamówienia | Ty |
| Szacowany czas gotowości lub przybycia | Bieżący szacunek pokazany dla dostawy "zamów teraz" | Ty, w oparciu o aktualne obciążenie |
| Slot dostawy | Okno, które gość wybiera z wyprzedzeniem | Gość, z opcji, które oferujesz |
Dostawa "zamów teraz" mówi "około 40 minut". Slot mówi "między 19:30 a 20:00". Pierwszy to prognoza, która zmienia się wraz z kolejką. Drugi to zobowiązanie, więc kuchnia musi planować wstecz: jeśli okno otwiera się o 19:30, a danie potrzebuje 15 minut na ugotowanie i spakowanie, plus czas odbioru kuriera, zamówienie musi być złożone znacznie przed 19:30.
Slots mogą być używane tego samego dnia lub rezerwowane z wyprzedzeniem. Duże usługi dostawcze pozwalają klientom wybierać sloty na ten sam dzień lub do pięciu dni w przyszłość, jak opisuje to dokumentacja Instacart. Restauracje zazwyczaj oferują krótszy horyzont, od później dzisiaj do kilku dni naprzód, w zależności od tego, jak daleko mogą zaplanować zapasy i personel.
Dlaczego restauracje korzystają z slotów
Większość restauracji zaczyna od "zamów teraz" i dodaje sloty, gdy pojawiają się problemy. Typowe wyzwalacze to:
- Godzina szczytu. Wszyscy zamawiają o 19:15 w piątek. Sloty rozkładają ten popyt na wieczór, zamiast pozwalać mu uderzyć w kuchnię jednocześnie.
- Większe i zaplanowane zamówienia. Lunche biurowe, rodzinne kolacje i zamówienia cateringowe potrzebują ustalonego czasu, a nie zgadywania.
- Zamawianie z wyprzedzeniem. Goście, którzy zamawiają o 15:00 na 20:00, są łatwiejsi do zaplanowania niż popyt na miejscu, a kuchnia może przygotować się wcześniej.
- Mniej przeprosin. Gość, który wybrał 20:00 do 20:30 i otrzymał jedzenie o 20:15, jest zadowolony. Gość, któremu powiedziano "40 minut", a czekał 70, nie jest.
Z drugiej strony, slot, którego nie możesz dotrzymać, jest gorszy niż brak slotu. Obietnica okna ma większą wagę niż niejasna estymacja, więc zbuduj system wokół tego, co twoja kuchnia może dostarczyć w złym wieczorze, a nie w dobrym.
Cztery istotne ustawienia
Bez względu na to, jakiego oprogramowania używasz, planowanie sprowadza się do tych samych czterech kontrolerów. Platformy oferujące planowanie pozwalają ustawić harmonogramy według dni, wybrać godziny rozpoczęcia i zakończenia, zdefiniować długość slotu i ustawić czas graniczny przed rozpoczęciem lub zakończeniem slotu, aby zamówienia składane później widziały tylko późniejsze sloty, jak pokazano w centrum pomocy jednej z platform.
1. Dni i godziny
Zacznij od godzin, w których naprawdę możesz dostarczać, a nie od godzin, w których jesteś otwarty. Restauracja otwarta od 12:00 do 23:00 może dostarczać tylko od 12:00 do 14:30 i od 17:30 do 21:30, ponieważ przerwa między usługami to czas przygotowania, a ostatnie pół godziny to sprzątanie. Różne dni mogą mieć różne okna: cicha lunch wtorkowy może potrzebować dwóch slotów, sobotni wieczór dwanaście.
Sprawdź również resztę swojego tygodnia. Czy masz mniej personelu w niedziele? Czy twój partner kurierski pracuje krócej? Kalendarz slotów powinien odzwierciedlać najsłabsze ogniwo w łańcuchu.
2. Długość slotu
Długość slotu to szerokość okna, które widzi gość. Krótsze okna wydają się bardziej precyzyjne, ale są trudniejsze do spełnienia. Dłuższe okna są wyrozumiałe, ale mniej użyteczne dla gościa.
Praktyczny sposób wyboru:
- 15 minut działa w przypadku operacji z krótkim zasięgiem, gdzie kontrolujesz całą trasę.
- 30 minut to rozsądny domyślny czas dla większości restauracji korzystających z mieszanki własnych i zewnętrznych kurierów.
- 45 do 60 minut pasuje do większych zamówień, dostaw cateringowych i szerokich obszarów dostaw.
Zacznij szerzej, niż myślisz, że potrzebujesz. Zawężenie okna później to łatwa poprawka. Poszerzenie go po tym, jak przegapiłeś to kilka tuzinów razy, to problem z reputacją.
3. Czas graniczny
Czas graniczny to czas, w którym gość musi złożyć zamówienie, aby zakwalifikować się do danego slotu, przed jego rozpoczęciem (lub zakończeniem). Gdy czas graniczny minie, slot znika z opcji dla nowych zamówień. To ustawienie chroni kuchnię, ponieważ zapobiega sprzedaży slotu o 19:30 o 19:25.
Kilka przykładów:
| Sytuacja | Sugerowany czas zamknięcia |
|---|---|
| Proste menu, krótki czas gotowania, własni dostawcy | 30 do 45 minut przed rozpoczęciem slotu |
| Pełne menu, konieczność rezerwacji kuriera zewnętrznego | 60 do 90 minut przed rozpoczęciem slotu |
| Duże zamówienia lub cateringowe | Poprzedniego dnia, o ustalonej godzinie |
To są punkty wyjścia do testowania w odniesieniu do własnych czasów realizacji, a nie zasady. Spójrz na swoje najwolniejsze danie i najwolniejsze odbiory kuriera, dodaj te dwa czasy i ustaw czas zamknięcia powyżej tej wartości.
4. Pojemność na slot
Pojemność to maksymalna liczba dostaw, które można zrealizować w jednym slocie, definicja używana w wytycznych dotyczących konfiguracji slotów dostawczych z platformy logistycznej. Dla restauracji powinna odzwierciedlać dwa limity, a niższy wygrywa:
- Wydajność kuchni. Ile zamówień może przygotować i spakować kucharz w czasie przed slotem, jednocześnie obsługując gości na miejscu?
- Wydajność dostaw. Ile dostaw mogą faktycznie zrealizować Twoi dostawcy lub partner kurier w tym czasie, biorąc pod uwagę odległość i ruch?
Przykład. Twoja kuchnia może komfortowo zrealizować 12 zamówień dostawczych na pół godziny w ruchliwą noc, a dwóch dostawców może zrealizować około 8 dostaw w tej samej pół godzinie. Rozsądna pojemność to 8, a nie 12. Gdy slot osiągnie 8 zamówień, zamyka się, a następnemu gościowi oferowany jest następny. To nie jest utracony przychód: większość gości wybierze inny czas, a ci, którzy tego nie zrobią, i tak byliby spóźnionymi dostawami.
Przeglądaj tę liczbę co miesiąc. Spójrz, które sloty osiągają limit, a które nigdy go nie osiągają. Jeśli każdy slot w piątek o 19:30 sprzedaje się w godzinę, masz sygnał popytu na więcej dostawców lub więcej godzin pracy w kuchni.
Obszary dostaw i sloty współpracują ze sobą
Sloty nie istnieją w izolacji od miejsca, do którego dostarczasz. 30-minutowy slot do adresu oddalonego o dwa mile to inna propozycja niż do adresu oddalonego o kilka ulic. Dwa powszechne podejścia:
- Strefy z różnymi slotami. Adresy w pobliżu mają krótsze okna i późniejsze czasy zamknięcia, dalsze mają dłuższe okna i wcześniejsze czasy zamknięcia.
- Jedna kalendarz, ściślejsza pojemność. Utrzymujesz jeden zestaw slotów, ale obniżasz pojemność, aby długie trasy się nie kumulowały.
Jeśli chcesz zrozumieć, jak zamówienia zaplanowane wpływają na trasowanie, ten artykuł o automatyzacji wysyłek wyjaśnia, jak zaplanowane zadania kształtują planowanie tras w innych branżach usługowych, a zasada ta się sprawdza: im równiej praca jest rozłożona w ciągu dnia, tym efektywniej można wykorzystać kierowcę.
Dla strony kurierskiej zobacz nasz przewodnik po oprogramowaniu do zarządzania dostawami dla restauracji oraz nasze podejście 60 do 90 dni do outsourcingu dostaw, które obejmuje testowanie partnera kurierskiego, zanim polegniesz na nim w obiecanych oknach czasowych.
Ustawianie slotów krok po kroku
- Zmierz rzeczywiste czasy realizacji zamówień przez tydzień: od przyjęcia zamówienia do spakowania jedzenia, w cichy wieczór i w szczytowym czasie.
- Dodaj czas odbioru kuriera i czas podróży dla najdalszej strefy, aby uzyskać realistyczny czas dostawy do drzwi.
- Wybierz długość slotu. Zacznij od 30 minut, chyba że masz mocne powody, aby inaczej.
- Ustaw czas graniczny powyżej najwolniejszego realistycznego czasu przygotowania zamówienia.
- Ustaw pojemność na niższym poziomie między wydajnością kuchni a dostawą.
- Zacznij od mniejszej liczby slotów. Otwórz tylko dwa najbardziej ruchliwe serwisy i dodawaj więcej, gdy konsekwentnie osiągniesz okna.
- Przeglądaj co tydzień przez miesiąc: spóźnione zamówienia, sloty, które się wyprzedały, sloty, które pozostały puste.
Kiedy wstrzymujesz zamówienia lub zmieniasz harmonogram
To jest miejsce, w którym sloty mogą zaskoczyć restauracje. Gość, który zarezerwował 20:00 do 20:30 wczoraj, ma dzisiaj zobowiązanie z twojej strony, niezależnie od tego, co robi twoja kuchnia. Zaplanuj trzy sytuacje.
Wstrzymywanie zamówień w przypadku wzmożonego ruchu. Wstrzymanie zatrzymuje nowe zamówienia, ale zamówienia już złożone nadal muszą być dostarczone. Zdecyduj, czy wstrzymanie dotyczy tylko nowych slotów, i traktuj to jako sygnał do przeglądu pojemności, a nie jako rutynowe narzędzie. Jeśli często wstrzymujesz, twoja pojemność jest ustawiona zbyt wysoko.
Zmiana godzin. Jeśli zamykasz wcześniej z powodu choroby personelu lub prywatnego wydarzenia, skontaktuj się najpierw z gośćmi, którzy mają zarezerwowane sloty, najlepiej za pomocą wiadomości z wyraźną opcją: inny slot lub zwrot pieniędzy. Nie pozwól im dowiedzieć się, gdy nikt nie przychodzi.
Spóźnienie. Jeśli kuchnia się opóźnia, powiedz gościowi przed zamknięciem okna, a nie po. Krótka wiadomość, która podaje nowy realistyczny czas i dziękuje za cierpliwość, jest znacznie lepsza niż milczenie.
Najlepszą praktyką jest spisanie tych zasad raz, aby każda zmiana obsługiwała je w ten sam sposób. W przypadku zmian w menu, które wpływają na to, co jest dostępne w slocie, nasz podręcznik synchronizacji menu POS wyjaśnia, jak zapobiec dryfowaniu menu online od tego, co kuchnia faktycznie może przygotować.
Co powiedzieć gościom, gdy zmienia się okno
Goście łatwiej wybaczają opóźnienia niż niespodzianki. Kilka zasad, które działają:
- Wyraźnie pokaż okno przy kasie i ponownie w potwierdzeniu: dzień, data, początek i koniec.
- Powiedz, co oznacza okno. "Twoje zamówienie dotrze między 19:30 a 20:00" jest lepsze niż "Szacowane na 19:45".
- Wyślij wiadomość wcześnie. Jeśli spodziewasz się, że nie zdążysz na okno, wyślij aktualizację, gdy tylko będziesz wiedział, z nowym zakresem czasowym.
- Oferuj wybór. Przełożony slot lub anulowanie z zwrotem pieniędzy jest szanowane i chroni twoje oceny.
- Zachowaj sposób kontaktu. Numer telefonu lub czat, na który ktoś faktycznie odpowiada podczas serwisu.
Pomaga również być szczerym na stronie menu w kwestii tego, do czego służą sloty. Duże zamówienia i catering potrzebują wcześniejszych czasów granicznych, a goście akceptują to, gdy widzą, dlaczego.
Perspektywa: dlaczego sloty powinny być na twoim własnym kanale
Zbudowaliśmy RESTOBOT wokół idei, że restauracja powinna posiadać relację z gościem i pieniądze z zamówienia. Rynki takie jak Uber Eats, Glovo, Bolt Food, Wolt, Just Eat i Pyszne pobierają 30% wartości zamówienia netto plus VAT, co w sumie daje prawie 40%. Prowizja RESTOBOT od zamówień wynosi 0%: płacisz miesięczny abonament i nic więcej.
To ma znaczenie dla slotów, ponieważ zaplanowane zamówienia są często najlepszymi zamówieniami. Są one planowane, większe i bardziej przewidywalne. Wysyłanie ich przez rynek oznacza płacenie prowizji za dokładnie te zamówienia, które są najłatwiejsze do zrealizowania. Przyjmowanie ich przez własną stronę internetową i bota Telegram pozwala zachować marżę oraz dane gości.
Nasze zdanie jest takie, że restauracje powinny zacząć od prostoty: garstki dobrze dobranych okien, uczciwej pojemności i jasnych komunikatów, a następnie rozwijać się tylko wtedy, gdy liczby to uzasadniają. Kalendarz slotów to obietnica, którą składasz swoim klientom, a lepiej obiecać mniej i dotrzymać słowa.
Widocznie dostawę traktujemy jako pracę zespołową. Kurierzy, kuchnia i obsługa mają wpływ na to, czy okno zostanie dotrzymane, a goście, którzy są zadowoleni z dobrze zaplanowanej dostawy, czasami chcą podziękować osobie, która umiliła im wieczór. Dlatego stworzyliśmy napiwki online jako osobną funkcję: każdy pracownik może zarejestrować się samodzielnie, nawet jeśli ich lokal nie jest na RESTOBOT.
*— ADMIN*
Przyjmowanie zamówień z RESTOBOT
RESTOBOT daje restauracjom stronę internetową z wbudowanym menu i zamówieniami online przez stronę oraz bota Telegram, koordynację dostaw przez zewnętrznych kurierów, takich jak Wolt Drive, kontrolę zamówień w czasie rzeczywistym oraz pulpit zarządzania. Tworzenie strony jest natychmiastowe, a uruchomienie zajmuje jeden dzień. Nasz plan MENU zaczyna się od 69 € miesięcznie (lub 59 € rocznie), a plan FULL od 119 € miesięcznie (lub 99 € rocznie). Zobacz plany i ceny, aby je porównać, oraz nasz przewodnik po płatnościach online bez prowizji rynkowych dotyczący strony płatności.
Jeśli przechodzisz z rynku, lista kontrolna migracji godzina po godzinie pokazuje, jak przełączyć się bez utraty usługi.
Powszechne błędy do unikania
- Ustalanie slotów według godzin otwarcia, a nie według pojemności. Restauracja jest otwarta o 22:00, ale kuchnia może nie chcieć przyjmować zamówień dostawczych w tym czasie.
- Brak terminu końcowego. Bez niego sloty sprzedają się do ostatniej minuty, a kuchnia zostaje zaskoczona.
- Brak limitu pojemności. Jeden popularny slot pochłania znacznie więcej, niż linia może wyprodukować.
- Kopiowanie supermarketu. Sklepy spożywcze mogą utrzymywać okno przez godziny, ponieważ zapasy leżą na półce. Gorący posiłek nie może.
- Ignorowanie kuriera. Slot jest tylko tak dobry, jak najsłabsze ogniwo: jeśli kurier nie może odebrać zamówienia w tym czasie, okno jest fikcją.
- Nigdy nie przeglądanie. Popyt zmienia się w zależności od sezonów, lokalnych wydarzeń i pogody. Kalendarz ustalony w styczniu prawdopodobnie będzie błędny w czerwcu.
Aby zwiększyć efektywność kuchni przed dodaniem technologii, nasz artykuł o naprawie marnotrawstwa przed zakupem technologii jest przydatnym towarzyszem.
FAQ
Czym jest slot czasowy dostawy?
To okno czasowe, wybierane przez klienta przy kasie, w którym zamówienie ma dotrzeć. Daje gościowi pewność i daje restauracji sposób na rozłożenie zamówień w ciągu wieczoru. Różni się od szacunku "zamów teraz", który zmienia się w zależności od tego, jak zajęta jest kuchnia.
Jak długo powinien trwać slot dostawy?
Trzydzieści minut to rozsądny domyślny czas dla większości restauracji, ponieważ jest wystarczająco precyzyjny, aby być użytecznym, i na tyle elastyczny, aby wchłonąć normalne wahania. Użyj 15 minut tylko wtedy, gdy kontrolujesz całą trasę, a 45 do 60 minut dla większych zamówień lub szerokich obszarów dostawy. Zacznij od szerszego okna i zawężaj je, gdy będziesz je regularnie spełniać.
Ile zamówień powinno przyjmować każde okno czasowe?
Ustaw limit na niższym poziomie tego, co twoja kuchnia może ugotować, i tego, co twoi kurierzy mogą dostarczyć w tym czasie. Pojemność to maksymalna liczba dostaw możliwych w ramach jednego okna, więc gdy zostanie osiągnięta, okno się zamyka, a goście widzą następne. Przeglądaj tę liczbę co miesiąc w odniesieniu do spóźnionych zamówień i wyprzedanych okien.
Co powinienem zrobić, jeśli nie mogę spełnić zarezerwowanego okna?
Napisz do gościa, jak tylko się dowiesz, podaj nowy realistyczny zakres czasowy i zaoferuj inne okno lub zwrot pieniędzy. Skontaktowanie się z nimi przed zamknięciem okna jest ważniejsze niż dokładne sformułowanie. Zapisz tę zasadę, aby każda zmiana obsługiwała ją w ten sam sposób.