Ein Lieferzeitfenster ist ein Zeitraum, wie zum Beispiel von 19:00 bis 19:30 Uhr, den ein Gast bei der Bestellung auswählt, damit das Essen zu dem gewünschten Zeitpunkt ankommt und die Küche weiß, was auf sie zukommt. Für ein Restaurant kommt es darauf an, die Zeitfenster richtig einzustellen, was auf vier Einstellungen hinausläuft: an welchen Tagen und zu welchen Stunden Sie liefern, wie lange jedes Zeitfenster dauert, wie lange vor einem Zeitfenster der Gast bestellen muss (der Stichtag) und wie viele Bestellungen jedes Zeitfenster annehmen kann. Dieser Leitfaden erläutert jede dieser Einstellungen mit Beispielen, die Sie an Ihre eigene Küche anpassen können.
TL;DR
- Ein Zeitfenster ist ein Versprechen an den Gast und ein Planungsinstrument für Sie. Es funktioniert nur, wenn sowohl die Küche als auch der Kurier es einhalten können.
- Stellen Sie vier Dinge ein: Tage und Stunden, Dauer des Zeitfensters, Stichtag vor dem Zeitfenster und eine maximale Anzahl von Bestellungen pro Zeitfenster.
- Die Kapazität ist die Einstellung, die die meisten Restaurants vergessen. Ohne sie füllt sich ein Zeitfenster am Freitag um 19:30 Uhr mit mehr Bestellungen, als die Küche bewältigen kann.
- Entscheiden Sie im Voraus, was passiert, wenn Sie Bestellungen pausieren oder verspätet sind, und informieren Sie die Gäste frühzeitig in einfachen Worten.
- Bestellungen direkt über Ihre eigenen Kanäle zu nehmen, bedeutet, dass Sie die Kontrolle über die Zeitfenster behalten und die 30 % des Nettobestellwerts zuzüglich Mehrwertsteuer vermeiden, die Marktplätze berechnen.
Inhaltsverzeichnis
- Was ein Lieferzeitfenster tatsächlich ist
- Warum Restaurants Zeitfenster nutzen
- Die vier wichtigen Einstellungen
- Liefergebiete und Zeitfenster arbeiten zusammen
- Zeitfenster Schritt für Schritt einrichten
- Wenn Sie Bestellungen pausieren oder den Zeitplan ändern
- Was Sie den Gästen sagen sollten, wenn sich ein Zeitfenster ändert
- Perspektive: Warum Zeitfenster auf Ihrem eigenen Kanal gehören
- Bestellungen mit RESTOBOT entgegennehmen
- Häufige Fehler, die zu vermeiden sind
- FAQ
- Quellen
Was ein Lieferzeitfenster tatsächlich ist
Ein Lieferzeitfenster, auch als festgelegtes Lieferfenster bezeichnet, ist ein vordefinierter Zeitraum, den der Kunde auswählt, wenn er eine Bestellung aufgibt. Es erfüllt zwei Funktionen gleichzeitig. Für den Gast ist es eine Bequemlichkeit: Er weiß, wann er zu Hause sein muss, und kann seine Planung darauf abstimmen. Für das Unternehmen ist es ein operatives Werkzeug zur Verwaltung von Arbeitskräften, Routen und Lieferkapazitäten, ein Punkt, der in ORTEC's Leitfaden zur Buchung von Zeitfenstern angesprochen wird, der für den Lebensmitteleinzelhandel geschrieben wurde, aber ebenso für eine Küche gilt.
Es hilft, ein Zeitfenster von den zwei anderen Zeiten zu unterscheiden, die ein Gast sieht:
| Begriff | Was es bedeutet | Wer es festlegt |
|---|---|---|
| Vorbereitungszeit | Wie lange die Küche benötigt, um eine Bestellung zu kochen und zu verpacken | Sie |
| Geschätzte Fertigstellungs- oder Ankunftszeit | Eine laufende Schätzung, die für die "jetzt bestellen"-Lieferung angezeigt wird | Sie, basierend auf der aktuellen Auslastung |
| Lieferzeitfenster | Ein Zeitraum, den der Gast im Voraus auswählt | Gast, aus den Optionen, die Sie anbieten |
"Jetzt bestellen"-Lieferungen sagen "ca. 40 Minuten". Ein Zeitfenster sagt "zwischen 19:30 und 20:00 Uhr". Das erste ist eine Prognose, die sich mit der Warteschlange bewegt. Das zweite ist ein Versprechen, sodass die Küche rückwärts planen muss: Wenn das Fenster um 19:30 Uhr öffnet und das Gericht 15 Minuten zum Kochen und Verpacken benötigt, plus die Abholzeit des Kuriers, muss der Auftrag gut vor 19:30 Uhr eingehen.
Slots können am selben Tag genutzt oder im Voraus gebucht werden. Große Lieferdienste ermöglichen es den Kunden, einen Slot für denselben Tag oder bis zu fünf Tage in die Zukunft auszuwählen, wie in der Instacart-Dokumentation beschrieben. Restaurants bieten normalerweise einen kürzeren Zeitraum an, von später heute bis zu ein paar Tagen im Voraus, je nachdem, wie weit sie im Voraus Lagerbestand und Personal planen können.
Warum Restaurants Slots nutzen
Die meisten Restaurants beginnen mit "jetzt bestellen" und fügen Slots hinzu, wenn Probleme auftreten. Die häufigsten Auslöser sind:
- Spitzenbelastung. Jeder bestellt um 19:15 Uhr an einem Freitag. Slots verteilen diese Nachfrage über den Abend, anstatt sie auf einmal in die Küche zu lassen.
- Größere und geplante Bestellungen. Bürolunches, Familienessen und Catering-Bestellungen benötigen eine feste Zeit, keinen Schätzwert.
- Vorbestellungen. Gäste, die um 15 Uhr für 20 Uhr bestellen, sind einfacher zu planen als spontane Nachfrage, und die Küche kann im Voraus vorbereiten.
- Weniger Entschuldigungen. Ein Gast, der 20:00 Uhr bis 20:30 Uhr gewählt hat und um 20:15 Uhr Essen erhält, ist zufrieden. Ein Gast, dem "40 Minuten" gesagt wurde und 70 gewartet hat, ist es nicht.
Die Kehrseite ist, dass ein Slot, den man nicht einhalten kann, schlimmer ist als kein Slot. Ein Versprechen eines Zeitfensters hat mehr Gewicht als eine vage Schätzung, also baue das System um das, was deine Küche an einem schlechten Abend liefern kann, nicht an einem guten.
Die vier wichtigen Einstellungen
Egal welche Software du verwendest, die Planung reduziert sich auf dieselben vier Steuerungen. Plattformen, die Planung anbieten, ermöglichen es dir, Zeitpläne nach Tagen festzulegen, Start- und Endzeiten auszuwählen, die Slotlänge zu definieren und einen Cut-off festzulegen, bevor ein Slot beginnt oder endet, sodass Bestellungen, die später aufgegeben werden, nur spätere Slots sehen, wie im Hilfezentrum einer Plattform gezeigt.
1. Tage und Stunden
Beginne mit den Stunden, die du tatsächlich liefern kannst, nicht mit den Stunden, in denen du geöffnet hast. Ein Restaurant, das von 12 Uhr bis 23 Uhr geöffnet ist, könnte nur von 12 Uhr bis 14:30 Uhr und von 17:30 Uhr bis 21:30 Uhr liefern, da die Lücke zwischen den Dienstleistungen Vorbereitungszeit ist und die letzte halbe Stunde für die Reinigung genutzt wird. An verschiedenen Tagen können unterschiedliche Zeitfenster gelten: Ein ruhiges Dienstagmittag könnte zwei Slots benötigen, ein Samstagabend zwölf.
Überprüfe auch den Rest deiner Woche. Hast du sonntags weniger Personal? Arbeitet dein Kurierpartner kürzere Stunden? Der Slot-Kalender sollte das schwächste Glied in der Kette widerspiegeln.
2. Slotlänge
Die Slotlänge ist die Breite des Fensters, das der Gast sieht. Kürzere Fenster wirken präziser, sind aber schwerer einzuhalten. Längere Fenster sind nachsichtig, aber weniger nützlich für den Gast.
Eine praktische Möglichkeit zur Auswahl:
- 15 Minuten funktioniert für einen Kurzstreckenbetrieb mit eigenem Fahrer, bei dem du die gesamte Route kontrollierst.
- 30 Minuten ist ein sinnvoller Standard für die meisten Restaurants, die eine Mischung aus eigenen und Drittanbieter-Kurieren verwenden.
- 45 bis 60 Minuten eignet sich für größere Bestellungen, Catering-Lieferungen und weite Liefergebiete.
Beginne breiter, als du denkst, dass du es brauchst. Ein späteres Verengen eines Fensters ist eine einfache Verbesserung. Ein Fenster nachträglich zu verbreitern, nachdem du es ein paar Dutzend Mal verpasst hast, ist ein Reputationsproblem.
3. Cut-off-Zeit
Der Cut-off ist die Zeitspanne, die ein Gast vor dem Beginn (oder Ende) eines Slots bestellen muss, um für diesen Slot zu qualifizieren. Sobald der Cut-off überschritten ist, verschwindet der Slot aus den Optionen für neue Bestellungen. Dies ist die Einstellung, die die Küche schützt, da sie verhindert, dass ein Slot um 19:30 Uhr um 19:25 Uhr verkauft wird.
Einige Beispiele:
| Situation | Vorgeschlagene Frist |
|---|---|
| Einfaches Menü, kurze Kochzeit, eigene Fahrer | 30 bis 45 Minuten vor Slot-Start |
| Vollständiges Menü, Buchung eines Drittanbieter-Kuriers erforderlich | 60 bis 90 Minuten vor Slot-Start |
| Große oder Catering-Bestellungen | Am Vortag, zu einer festen Uhrzeit |
Dies sind Ausgangspunkte, um sie mit Ihren eigenen Ticketzeiten zu vergleichen, keine Regeln. Schauen Sie sich Ihr langsamstes Gericht und Ihre langsamste Abholung durch den Kurier an, addieren Sie die beiden und setzen Sie die Frist darüber.
4. Kapazität pro Slot
Die Kapazität ist die maximale Anzahl von Lieferungen, die innerhalb eines einzelnen Slots durchgeführt werden kann, eine Definition, die in Leitfäden zur Konfiguration von Liefer-Slots von einer Logistikplattform verwendet wird. Für ein Restaurant sollte sie zwei Grenzen widerspiegeln, wobei die niedrigere gewinnt:
- Küchenleistung. Wie viele Bestellungen kann der Küchenmitarbeiter in der Zeit vor dem Slot zubereiten und verpacken, während er gleichzeitig den Restaurantbetrieb aufrechterhält?
- Lieferleistung. Wie viele Lieferungen können Ihre Fahrer oder Kurierpartner tatsächlich in diesem Zeitfenster abschließen, unter Berücksichtigung von Entfernung und Verkehr?
Ein Beispiel. Ihre Küche kann an einem geschäftigen Abend bequem 12 Lieferbestellungen pro halbe Stunde produzieren, und zwei Fahrer können in derselben halben Stunde etwa 8 Lieferungen abschließen. Die sinnvolle Kapazität beträgt 8, nicht 12. Wenn ein Slot 8 Bestellungen erreicht, schließt er, und der nächste Gast wird den folgenden angeboten. Das ist kein entgangener Umsatz: Die meisten Gäste werden eine andere Zeit wählen, und die, die es nicht tun, wären ohnehin verspätete Lieferungen gewesen.
Überprüfen Sie die Zahlen monatlich. Schauen Sie sich an, welche Slots das Limit erreichen und welche nie. Wenn jeder Freitag um 19:30 Uhr Slot innerhalb einer Stunde ausverkauft ist, haben Sie ein Nachfragesignal für mehr Fahrer oder mehr Küchenstunden.
Liefergebiete und Slots arbeiten zusammen
Slots existieren nicht isoliert von den Orten, an die Sie liefern. Ein 30-Minuten-Slot zu einer Adresse zwei Meilen entfernt ist ein anderes Angebot als einer, der nur ein paar Straßen entfernt ist. Zwei gängige Ansätze:
- Zonen mit unterschiedlichen Slots. Nahegelegene Adressen erhalten kürzere Zeitfenster und spätere Fristen, weiter entfernte längere Zeitfenster und frühere Fristen.
- Ein Kalender, engere Kapazität. Sie behalten ein einziges Set von Slots, senken jedoch die Kapazität, sodass lange Strecken nicht aufgestaut werden.
Wenn Sie verstehen möchten, wie geplante Bestellungen in die Routenplanung einfließen, erklärt dieser Artikel zur Automatisierung von Einsätzen, wie geplante Aufträge die Routenplanung in anderen Dienstleistungsunternehmen gestalten, und das Prinzip überträgt sich: Je gleichmäßiger die Arbeit über den Tag verteilt ist, desto effizienter kann ein Fahrer eingesetzt werden.
Für die Kurierseite sehen Sie sich unseren Leitfaden zu Liefermanagement-Software für Restaurants und unseren 60- bis 90-Tage-Ansatz für ausgelagerte Lieferungen an, der das Testen eines Kurierpartners behandelt, bevor Sie sich auf ihn für versprochene Zeitfenster verlassen.
Slots Schritt für Schritt einrichten
- Messen Sie Ihre tatsächlichen Ticketzeiten für eine Woche: von der Bestellannahme bis zum Verpacken der Speisen, an einem ruhigen Abend und an einem Spitzenabend.
- Fügen Sie die Abhol- und Reisezeit des Kuriers für Ihre entfernteste Zone hinzu, um Ihre realistische Zeit von der Bestellung bis zur Tür zu erhalten.
- Wählen Sie die Slotlänge. Beginnen Sie mit 30 Minuten, es sei denn, Sie haben triftige Gründe dafür.
- Setzen Sie die Frist über Ihrer langsamsten realistischen Zeit von der Bestellung bis zur Fertigstellung.
- Setzen Sie die Kapazität auf die niedrigere der Küchen- und Lieferdurchsatz.
- Beginnen Sie mit weniger Slots. Öffnen Sie nur die beiden geschäftigsten Dienste und fügen Sie mehr hinzu, sobald Sie die Zeitfenster konstant erreicht haben.
- Überprüfen Sie wöchentlich einen Monat lang: verspätete Bestellungen, Slots, die ausverkauft sind, Slots, die leer bleiben.
Wenn Sie Bestellungen pausieren oder den Zeitplan ändern
Hier kommen Slots Restaurants in die Quere. Ein Gast, der gestern von 20:00 bis 20:30 Uhr gebucht hat, hat heute eine Verpflichtung von Ihnen, egal was Ihre Küche tut. Planen Sie für drei Situationen.
Bestellungen für einen Ansturm pausieren. Das Pausieren stoppt neue Bestellungen, aber bereits aufgegebene Bestellungen müssen weiterhin geliefert werden. Entscheiden Sie, ob eine Pause nur für neue Slots gilt, und betrachten Sie sie als Signal zur Überprüfung der Kapazität, nicht als Routinewerkzeug. Wenn Sie oft pausieren, ist Ihre Kapazität zu hoch eingestellt.
Öffnungszeiten ändern. Wenn Sie wegen Krankheit des Personals oder einer privaten Veranstaltung früh schließen, kontaktieren Sie zuerst die Gäste mit gebuchten Slots, idealerweise per Nachricht mit einer klaren Option: ein anderer Slot oder eine Rückerstattung. Lassen Sie sie nicht herausfinden, wenn niemand ankommt.
Verspätung haben. Wenn die Küche hinterherhinkt, informieren Sie den Gast, bevor das Zeitfenster schließt, nicht danach. Eine kurze Nachricht, die eine neue realistische Zeit angibt und sich für die Geduld bedankt, kommt viel besser an als Schweigen.
Die beste Praxis ist, diese Regeln einmal schriftlich festzuhalten, damit jede Schicht sie gleich behandelt. Für Menüänderungen, die sich auf das verfügbare Angebot in einem Slot auswirken, erklärt unser POS-Menü-Synchronisationshandbuch, wie man verhindert, dass das Online-Menü von dem abweicht, was die Küche tatsächlich zubereiten kann.
Was Sie Gästen sagen sollten, wenn sich ein Zeitfenster ändert
Gäste verzeihen Verzögerungen eher als Überraschungen. Einige Regeln, die funktionieren:
- Zeigen Sie das Zeitfenster klar beim Checkout und erneut in der Bestätigung: Tag, Datum, Beginn und Ende.
- Sagen Sie, was das Zeitfenster bedeutet. "Ihre Bestellung wird zwischen 19:30 Uhr und 20:00 Uhr ankommen" ist besser als "Geschätzt 19:45 Uhr".
- Nachricht frühzeitig senden. Wenn Sie erwarten, ein Zeitfenster zu verpassen, senden Sie das Update, sobald Sie es wissen, mit einem neuen Zeitrahmen.
- Bieten Sie eine Wahl an. Ein neu gebuchter Slot oder eine Stornierung mit Rückerstattung ist respektvoll und schützt Ihre Bewertungen.
- Halten Sie einen Kontaktweg bereit. Eine Telefonnummer oder ein Chat, den jemand während des Services tatsächlich beantwortet.
Es hilft auch, auf der Menüseite ehrlich darüber zu sein, wofür die Slots gedacht sind. Große Bestellungen und Catering benötigen frühere Fristen, und Gäste akzeptieren das, wenn sie sehen können, warum.
Perspektive: Warum Slots auf Ihrem eigenen Kanal gehören
Wir haben RESTOBOT um die Idee herum aufgebaut, dass das Restaurant die Beziehung zum Gast und das Geld aus der Bestellung besitzen sollte. Marktplätze wie Uber Eats, Glovo, Bolt Food, Wolt, Just Eat und Pyszne verlangen 30% des Nettobestellwerts zuzüglich Mehrwertsteuer, was insgesamt fast 40% ausmacht. Die Provision von RESTOBOT auf Bestellungen beträgt 0%: Sie zahlen eine monatliche Abonnementgebühr und nichts anderes.
Das ist wichtig für Slots, da geplante Bestellungen oft Ihre besten Bestellungen sind. Sie sind geplant, größer und vorhersehbarer. Sie über einen Marktplatz zu senden bedeutet, diesen Anteil genau auf die Bestellungen zu zahlen, die am einfachsten zu bedienen sind. Sie über Ihre eigene Website und den Telegram-Bot abzuwickeln, hält die Marge und die Gästedaten bei Ihnen.
Unsere Ansicht ist, dass Restaurants einfach anfangen sollten: eine Handvoll gut gewählter Zeitfenster, ehrliche Kapazität und klare Botschaften, und nur dann zu erweitern, wenn die Zahlen es rechtfertigen. Ein Slot-Kalender ist ein Versprechen, das Sie Ihren eigenen Kunden geben, und es ist besser, weniger zu versprechen und es einzuhalten.
Wir sehen auch die Lieferung als Teamarbeit. Kuriere, Küche und Service beeinflussen alle, ob ein Zeitfenster eingehalten wird, und Gäste, die mit einer gut getimten Lieferung zufrieden sind, möchten manchmal der Person danken, die ihren Abend ermöglicht hat. Deshalb haben wir Online-Trinkgelder als separate Funktion entwickelt: Jeder Mitarbeiter kann sich alleine registrieren, auch wenn sein Standort nicht bei RESTOBOT ist.
*— ADMIN*
Bestellungen mit RESTOBOT entgegennehmen
RESTOBOT bietet Restaurants eine Website mit einem eingebetteten Menü und Online-Bestellungen über die Website und einen Telegram-Bot, die Koordination der Lieferung über Drittanbieter-Kuriere wie Wolt Drive, Echtzeit-Bestellkontrolle und ein Management-Dashboard. Die Erstellung der Website erfolgt sofort und der Start dauert einen Tag. Unser MENU-Plan beginnt bei 69 € pro Monat (oder 59 € pro Jahr), und der FULL-Plan bei 119 € pro Monat (oder 99 € pro Jahr). Sehen Sie sich die Pläne und Preise an, um sie zu vergleichen, und unseren Leitfaden zu Online-Zahlungen ohne Marktplatzprovisionen für den Zahlungsaspekt.
Wenn Sie von einem Marktplatz wechseln, zeigt die Stunden-für-Stunden-Migrationscheckliste, wie Sie wechseln können, ohne einen Service zu verlieren.
Häufige Fehler, die zu vermeiden sind
- Slots nach Öffnungszeiten festlegen, nicht nach Kapazität. Das Restaurant hat um 22 Uhr geöffnet, aber die Küche möchte zu diesem Zeitpunkt möglicherweise keine Lieferbestellungen annehmen.
- Kein Cut-off. Ohne einen solchen verkaufen sich Slots bis zur letzten Minute und die Küche wird überrumpelt.
- Keine Kapazitätsgrenze. Ein beliebtes Zeitfenster absorbiert weit mehr, als die Linie produzieren kann.
- Einen Supermarkt kopieren. Lebensmittelhändler können ein Zeitfenster stundenlang halten, weil der Vorrat im Regal liegt. Eine warme Mahlzeit kann das nicht.
- Den Kurier ignorieren. Ein Slot ist nur so gut wie das schwächste Glied: Wenn der Kurier zu diesem Zeitpunkt nicht abholen kann, ist das Zeitfenster Fiktion.
- Nie überprüfen. Die Nachfrage ändert sich mit den Jahreszeiten, lokalen Veranstaltungen und dem Wetter. Ein Kalender, der im Januar festgelegt wurde, ist im Juni wahrscheinlich falsch.
Für eine breitere Kücheneffizienz, bevor Sie Technologie hinzufügen, ist unser Artikel über Abfallreduzierung vor dem Kauf von Technologie ein nützlicher Begleiter.
FAQ
Was ist ein Lieferzeitfenster?
Es ist ein Zeitfenster, das der Kunde beim Checkout auswählt, in dem die Bestellung voraussichtlich ankommt. Es gibt dem Gast Sicherheit und bietet dem Restaurant eine Möglichkeit, Bestellungen über den Abend zu verteilen. Es unterscheidet sich von einer "Jetzt bestellen"-Schätzung, die sich danach richtet, wie beschäftigt die Küche ist.
Wie lange sollte ein Lieferzeitfenster sein?
Dreißig Minuten sind ein sinnvoller Standard für die meisten Restaurants, da es präzise genug ist, um nützlich zu sein, und locker genug, um normale Schwankungen zu absorbieren. Verwenden Sie 15 Minuten nur, wenn Sie die gesamte Route kontrollieren, und 45 bis 60 Minuten für größere Bestellungen oder weite Liefergebiete. Beginnen Sie weiter und verengen Sie das Zeitfenster, sobald Sie es zuverlässig einhalten.
Wie viele Bestellungen sollte jeder Slot akzeptieren?
Setzen Sie die Grenze auf das niedrigere von dem, was Ihre Küche kochen kann, und dem, was Ihre Kuriere in diesem Zeitfenster liefern können. Die Kapazität ist die maximale Anzahl an Lieferungen, die innerhalb eines einzelnen Slots möglich ist. Wenn diese erreicht ist, schließt der Slot und die Gäste sehen den nächsten. Überprüfen Sie die Zahl monatlich im Hinblick auf verspätete Bestellungen und ausverkaufte Slots.
Was soll ich tun, wenn ich ein gebuchtes Zeitfenster nicht einhalten kann?
Nachricht an den Gast, sobald Sie es wissen, geben Sie einen neuen realistischen Zeitrahmen an und bieten Sie einen anderen Slot oder eine Rückerstattung an. Sie vor dem Schließen des Zeitfensters zu kontaktieren, ist wichtiger als die genaue Formulierung. Schreiben Sie die Regel auf, damit jede Schicht sie gleich behandelt.